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Na década de 1980, quando os computadores fizeram suas primeiras incursões significativas em nossas vidas, havia uma ideia pitoresca de que eles nos ajudariam a reduzir a quantidade de papel que usamos.
Na verdade, o termo "escritório sem papel" remonta a um artigo de 1975 sobre o "escritório do futuro".
Afinal, se pudéssemos agora armazenar dados eletronicamente, poderíamos parar de cortar árvores, certo? Errado.
Enquanto os computadores se tornaram uma parte intrínseca do nosso trabalho e da nossa vida doméstica e profissional, ainda estamos usando muitos papéis.
Mais do que antes, de fato - com o consumo global de papel aumentando em cerca de metade desde 1980.
No entanto, embora possamos ter falhado, o sonho não morreu.
Muitas pessoas ainda aguardam a esperança de que uma combinação de engenhosidade, tecnologia, cuidado com o meio ambiente e um impulso para a eficiência nos conduzirão eventualmente à terra prometida sem papel.
Em alguns aspectos, o termo "escritório sem papel" provavelmente não é útil.
Muitas empresas provavelmente sentirão que isso é idealista e não realista.
Talvez seja melhor se concentrar no que pode ser feito e ver o quão longe você pode ir...
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Formas de cortar o uso de papel no escritório
Aqui estão algumas práticas de trabalho e ideias que as empresas podem adotar se quiserem se libertar do papel.
Acesso compartilhado: os funcionários de escritório geralmente precisam imprimir um documento para mostrar a um colega para uma revisão.
No entanto, ao utilizar o Google Drive ou o OneDrive da Microsoft, os escritórios podem compartilhar documentos facilmente e rapidamente sem a necessidade disso.
De fato, tratar documentos como um trabalho "ao vivo" permite o uso muito mais eficiente dos comentários e pode acelerar os processos de aprovação.
Lotes de pagamento on-line: as empresas devem fornecer uma folha de pagamento para seus funcionários como parte de sua obrigação como empregador.
Mas, é importante reconhecer que isso não precisa ser um pedaço de papel.
As empresas podem enviar estes via e-mail ou enviá-los para uma loja central - ambos com o acesso de senha necessário para garantir a manutenção da segurança.
Assine on-line: e os documentos que precisam ser "assinados"?
Bem, isso também pode ser feito eletronicamente.
Diversos produtos existentes no mercado permitem que as assinaturas sejam aplicadas aos documentos-chave de forma rápida, fácil, eficiente e (importante) de forma segura, sem impressão necessária.
É um excelente exemplo de uma atividade "sem papel" que também alimenta uma necessidade comercial de velocidade.
Armazenamento em nuvem: salvar documentos eletrônicos e enviá-los para a nuvem dá acesso a um arquivo digital que, tecnicamente, não conhece limites.
Isso é ótimo para economia de espaço, além de poupar papel.
Recompensar fornecedores para declarações sem papel:
enviar cópias de papel de cartas, contratos e recibos leva tempo e dinheiro - bem como papel.
As empresas podem oferecer um pequeno desconto - ou um prazo de pagamento mais longo - para as empresas que optam por trabalhar sem papel para economizar tempo, dinheiro e papel.
Onde sem papel atende seu limite.
Vamos ser honestos, a maioria dos escritórios precisará de algum papel.
Esse é particularmente o caso de alguns documentos legais - como certificados de segurança que devem ser exibidos ou alguns formulários de impostos que talvez precisem ser preenchidos off-line.
A chave aqui é a mentalidade.
Se a atitude de todos é "por que eu preciso imprimir isso?" e pára para pensar primeiro, então, no mínimo, cortará o uso inadequado e desnecessário do papel - o primeiro passo na longa estrada em direção a um escritório sem papel ou sem papel.
Talvez o "escritório do futuro" para nós seja liberado do papel e, finalmente, seja tão revolucionário como o escritório do futuro parecia em 1975.
As empresas provavelmente podem ver suas práticas e se aproximar do ideal pelo menos.
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