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Empreendedor: você investe ou desperdiça tempo nas suas reuniões de resultados? O Multioffice Escritório Virtual lhe ajuda nessa questão...

Toda reunião de resultados, praticamente é o coração de qualquer negócio. Aliás, E a sua empresa, está pronta para realizar reuniões com foco em resultados de forma eficiente?

A reuniões de resultados é um importante marco de aprendizado para qualquer empresa: seja entender e compartilhar os resultados, celebrar as conquistas, análises minuciosas e correção de rumo. Enfim, todos na mesma direção e engajados nos projetos e atitudes essenciais para o futuro da empresa! Mas como realizar tudo isso da melhor forma possível?

Ação é um dos mantras da gestão para startups, seja ela mediana ou grande porte. Todo e qualquer líder em sã consciência busca aumentar a capacidade de execução do negócio, desenvolver uma equipe engajada nas metas e alterações necessárias. Mas, antes mesmo de iniciar a reunião de resultados propriamente dita, iremos repassar algumas atividades super importantes que a precedem.

Antes da Reunião de Resultados

As conclusões tomadas no planejamento estratégico são, quando há um processo mais arquitetado, que traduzem em metas plurianuais (3 a 5 anos), ações e projetos de grande retorno para organização e, por consequência, para o time. Mas, claro, a preparação das decisões estratégicas em um mapa estratégico de nada irão servir sem:

- construção de forte alinhamento;

- comunicação; e

- engajamento genuíno de toda a equipe.

Uma vez concluída essa etapa, começa a definição e desdobramento das metas anuais de modo mais preciso e planejamento de projetos estratégicos alinhados às estratégias da organização/empresa.

Os planos para o superação dos desafios ao longo dos anos (melhores resultados) deixam claro quanto a empresa e cada líder terá que entregar, mensalmente, de retorno financeiros e operacionais, além do envolvimento à cultura organizacional. A meta quando bem definida é o primeiro passo do método PDCA (metodologia que condiciona melhora contínua de processos através de planejamento e mensuração de resultados - fique ligado, abordaremos nos próximos post´s) para conquistar resultados. A reunião de resultados, mensalmente é o “fórum” visível da etapa “C” (Check) e “A” (Act) que quer dizer Planejar-Fazer-Verificar-Agir, ou Planejar-Fazer-Verificar-Ajustar que faz parte da técnica PDCA. É uma oportunidade excepcional para o aumento da capacidade de executar dos gestores e do aprendizado franco e acelerado.

Quais os níveis da empresa que devem dirigir reuniões de resultado mensais?

Qualquer reunião de resultados mensais devem ser feitas no nível das operações (quem faz a execução dos trabalhos), tático (quem executa o gerenciamento dos processos) e estratégico. Todos os resultados dos níveis devem ter ligação direta com o nível superior. Uma bem estruturada sequência para os três níveis de reunião de resultados seria:

1 - metas operacionais: vendagem desdobrada em preço mediano e volume vendido, taxa de conversão de leads, o prazo de recebimento, inadimplência por cidade, e outras;

2 - metas táticas: seria a margem de contribuição (vendagem (-) custos e despesas variáveis) por regional;

3 - metas estratégicas: EBITDA e engajamento do time; (em tradução direta, EBITDA significa Lucros Antes de Juros, Impostos, Depreciação e Amortização-LAJIDA. Nem se preocupe, falaremos disso nos próximos post´s).

O intervalo entre cada reunião dos três níveis, geralmente costuma ser de um a dois dias para permitir análises intermediárias e atualização de material para apoio. Caso você esteja iniciando ou está numa startup, pode fazer a separação das reuniões em dois fóruns: operacional e tático. Só lembrando que as “operações” representam o coração da empresa e o retorno devem ser monitorados, de forma mais simplificada, no dia a dia, afinal de contas, trata-se de um assunto extremamente crítico de gerenciamento da rotina, mas abordaremos isso em outro momento.

Quem deverá participar da reunião?

Isso vai depender das metas que estarão em questão. A priori, devem estar presentes os gestores donos das metas (no máximo 5 metas por gestor) e os principais envolvidos nas execuções de melhoria e projetos estudados. Toda e qualquer reunião de resultados deve ter um dono. exemplo, se estamos tratando da eficiência da máquina de corte (nível operações), será necessário participar o coordenador da máquina, que é o proprietário da meta, operadores fundamentais e outros coordenadores que impactam diretamente na eficiência, como PCP e suprimentos.

Convocar os jovens de alto impacto para participar das reuniões de resultado é uma forma de incentivar a revolução em silêncio a favor da “Execução” e formar sucessores. Todavia, fica o alerta que sala lotada não é sinônimo de engajamento e boas decisões, isso pode converter a reunião em assembleia e isso significa perda de foco.

Quando é necessário ocorrer e quanto tempo tem de duração?

A ideia é que as reuniões sempre aconteça no início do mês, após a apuração dos resultados vinculados às metas. Não é recomendável que o tempo da reunião seja maior do que 3 ou 4 horas, caso ultrapasse esse tempo, o nível de atenção e engajamento tem por tendência natural a cair. Deixemos claro: reuniões de resultados, em nada substitui a interação no dia a dia entre a equipe para tirar do papel todas as ações e projetos necessários, visando metas a serem atingidas. Procure sempre deixar agendadas as reuniões de resultado para todo o ano.

O foco principal

O foco da reunião é solucionar os problemas prioritários, aqueles que apresentam maior peso no fluxo de caixa da empresa, no empenho do time ou prazo na execução de projeto estratégico. Se faz necessário enxergar bem os resultados reais frente a cada meta e os seus desdobramento. Todos os níveis devem ter as suas metas definidas e bem desdobradas.

Por exemplo, caso você esteja olhando para suas operações, é importante compreender qual foi o desvio da meta de vendas na cidade em que está sendo feita as ações, analisados por: bairros, tipos de clientes, volume vendido, categorias de produtos e tíquete médio. Esses fatores são necessários, pois muitas situações confusas acontecem por não conseguirmos visualizar o que está ocorrendo.

A segunda etapa é absorver o status da execução de cada plano de ação e projetos prioritários, observando possíveis atrasos e engajamento da equipe com o escopo e propósito original da ação. Normalmente, se os resultados não vierem, significa que os planos de ação estão meramente ruins ou não foram executados.

A terceira etapa é a observação das possíveis causas do não se atingir os resultados e alinhamento de ações: tem alguma nova situação não trabalhada por nenhuma ação de melhoria? As ações são concretas? O time está se comprometendo com a execução? São necessárias novas ações, além das que foram definidas nos planos de execução para atingir as metas anuais?

Preparação para a reunião mensal

Para o cumprimento das metas estratégicas, se faz necessário preparar e compartilhar, de forma antecipada com os líderes, os resultados financeiros (planejado versus realizado):

DRE (Demonstrativo dos Resultados do Exercício – DRE - trata-se de um relatório pelo qual você possa monitorar as contas da sua empresa e tomar as melhores decisões. Também falaremos em detalhes dessa importante questão nos próximos post´s, fique antenado.) que possa ter a visão do EBITDA e de seus elementos como: custos, receita e despesas operacionais;

Balanço Patrimonial, focando no entendimento a saúde do Ciclo Financeiro, rentabilidade e indicadores de liquidez;

Fluxo de Caixa e atenção na disponibilidade de caixa para os períodos seguintes;

A controladoria se encarrega da preparação dos dados financeiros e o pessoal de gestão lidera o processo como um todo. Caso você não tenha um time dedicado, elabore ao menos o Fluxo de Caixa e DRE (orçado versus realizado) com os recursos que existir, dedique-se a desdobrar bem os resultados de vendagem.

A continuação “planejado versus real” das metas de pessoas e operacionais, assim como o status de crescimento dos projetos e planos de ação, devem ser elaborados e analisados pelas áreas responsáveis, de forma alinhada, com o dono da reunião de resultado. Caso você atue no varejo, implante o OTB (Open-to-Buy - Aberta para comprar) e o orçamento de compras e conecte-o à reunião de resultados.

Os donos das metas precisam fazer a tarefa de casa e discutir com o time, previamente e de modo direto, os pontos relevantes sobre cada desempenho da área e dos principais processos:

  • Fatos e informações que estejam correlacionados aos resultados;

  • “Dores” que insistem nos processos que são prioritários (quais são e quais características)

  • Disponibilidade de orçamento;

  • Causas (causas feitas no planejamento anual continuam atuando? quais as causas novas?, visitar o campo de ação para presenciar as causas prejudiciais aos resultados).

​Para conseguir maiores engajamentos do time, é de grande relevância que os líderes tenham habilidade para arquitetar alguns pré-requisitos ao engajamento:

fazer com que a meta e ações fiquem visíveis e concretas. A equipe precisa enxergar onde a empresa quer e precisa chegar e entender os benefícios para si e para a empresa a cada meta e ações concluídas.

Possibilidades na execução. Caso já tenha ocorrido algum resultado por alguém da empresa, profissionais de outras empresas e concorrentes, certamente haverá maiores chances de engajamento do time.

Propósito. Cria-se muito mais energia para uma boa causa, bem relembrada e comunicada.

Abertura da Reunião de Resultados

O CEO normalmente é o grande responsável pelos resultados da empresa, o mesmo é quem abre a reunião mostrando, sucintamente (no máximo 20 minutos), os resultados gerais da empresa como:

- EBITDA (mês e acumulado do trimestre/ano);

- Receita, Custos e Despesas Gerais; e

- Os principais destaques do mês: as ações de gente, as ações de vendas e marketing, os investimentos, as ações dos concorrentes, as novas oportunidades de mercado, etc.

Toda a sequência pode ser apresentado em, no máximo, até 3 slides. Cada um desses slide´s devem apresentar uma conclusiva e importante análise feita. É hora de finalizar com as reuniões que não geram absolutamente nenhum compromisso de fato e real com o aprendizado e mudanças!

Durante a reunião de resultados

Após essa panorâmica mais geral, é o momento de entrar nas metas setoriais e de processos que mostram os resultados globais (empenhadas numa relação causa-efeito). Cada dono de meta deve mostrar:

- Resultado frente às metas;

- Quem brilhou mais no mês;

- Onde ocorreram os possíveis desvios;

- O que vem sendo feito para recuperar a meta;

- Resumo no avanço dos planos de cada ação e projetos estratégicos; e

Quais as lições aprendidas (ações com responsáveis concretas, bem definidas e os prazos), como o time está assimilando o aprendizado e como está a formação dos talentos.

Conclusão da Reunião de Resultados

Nossa empresa presta serviços de escritório virtual em Recife, Olinda e Paulista-PE. Entendemos que o empreendedorismo é um setor que, bem fortalecido, trás benefícios pra nossa economia em geral. E através das nossas dicas, esperamos contribuir de forma significativa para tal.

A reunião de resultados deve ser encerrada pelo CEO com um resumo breve das principais análises e decisões tomadas (ações corretivas). É interessante trazer ao time uma mensagem final que seja inspiradora para os próximos desafios, dentro do contexto do grande sonho e objetivos, das metas de todo o ano e dos próximos períodos juntamente com os valores da empresa.

Com essas dicas nas suas mãos, chegou a hora de fazer com que todos vibrem nas reuniões de resultados, trabalhe com seu foco nas metas e compreenda, cada vez mais, como as técnicas de gestão, bem aplicadas, podem transformar visão e consequentemente a capacidade de execução da empresa.

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