Indicadores de Desempenho certamente é um tema recorrente em qualquer empresa que se empenha em cuidar do seu planejamento, obviamente, visando a longevidade do negócio, independente de porte ou setor de atuação.
E o motivo é lógico: indicadores têm papel de protagonismo na gestão, fornecem dados organizados e estruturados, e são fundamentais no embasamento das tomadas de decisões necessárias em uma empresa.
Se sua organização está buscando excelência na Gestão Empresarial, certamente o trabalho de confecção e acompanhamento de Indicadores de Desempenho faz ou fará parte de sua caminhada rumo a uma Gestão do Desempenho “best-in-class”.
E engana-se quem acredita que gestão de indicadores seja algo apenas para grandes empresas, ou mesmo quem pensa que essa é uma fase mais avançada na gestão.
Muito pelo contrário! Os KPIs (Key Perfomance Indicator, ou indicador chave de desempenho) devem ser considerados desde o primeiro momento em que você começa a pensar em estruturar a Modelagem Financeira e Orçamentária de sua empresa.
Além disto, é um recurso de gestão que deve estar descentralizada e acessível a todos na empresa, para que possa ser utilizada como um verdadeiro balizador dos resultados e atividades do negócio.
Em outras palavras, a gestão por indicadores deve fazer parte do dia a dia, deve estar entranhada na Cultura Organizacional da empresa.
Este é um tema tão importante que o Movimento Mister Empreendedor, através da empresa Multioffice Escritório Virtual entende que, colocar os Indicadores de Desempenho como uma das peças fundamentais para o critério de resultados é essencial.
Então, o que esperar deste material educativo? O principal objetivo deste conteúdo é ser um ponto central de acesso sobre Indicadores de Desempenho, para que você possa consultar sempre que precisar saber mais sobre um conceito, prática, ou ainda, sempre que sentir a necessidade de se atualizar sobre este tema. Em resumo, entenda este material como um repositório central sobre o infindável mundo dos Indicadores de Desempenho que você pode consultar sempre que quiser! Do que valem ações sem resultados? Ações devem gerar resultados que são validados por meio de indicadores de desempenho, nas perspectivas econômico-financeira, sócio-ambiental, relativas a clientes, mercados, pessoas da força de trabalho e processo. E como medir corretamente o valor do objetivo alcançado? 1) Classificando a origem da avaliação como estratégica ou operacional; 2) Observando o sentido da favorabilidade, ou seja, ao analisar a redução de custos, quanto maior o índice, melhor o resultados. Já para indicar as despesas, um número menor é melhor; 3) Requisitos de partes interessadas, como a taxa de crescimento determinada pelos controladores; 4) Histórico de desempenho dos anos anteriores e do líder de mercado. Desta forma, você terá informações consistentes para verificar se os resultados alcançados são coerentes com a estratégia. Entendendo o fundamental sobre Indicadores de Desempenho De maneira bem sintética, podemos afirmar que um Indicador é um valor quantitativo que possibilita à empresa medir o que está sendo executado e gerenciar de forma adequada para o atingimento das metas organizacionais ou departamentais planejadas. Como o próprio nome nos induz a concluir, um indicador é uma métrica que indica algo útil, relevante, e que ajuda na tomada de decisões. E este é um ponto importante: um Indicador Chave precisa ser útil para ajudar a entender se a empresa está caminhando no sentido de atingir um objetivo maior. Do contrário, são apenas estatísticas e métricas. Também é comum encontrarmos as definições Indicador Chave de Desempenho ou mesmo os termos em inglês Key Performance Indicator (KPI) ou ainda Key Success Indicator (KSI). Mas independente da nomenclatura adotada, o que importa mesmo é que os KPI’s são ferramentas de gestão básica (e essenciais) e deveriam fazer parte do dia a dia de qualquer empresa, independentemente do porte ou ramo de atividade. Classificação dos Indicadores de Desempenho Além do cuidado em separar os KPI’s de outras métricas, para que haja uma boa estrutura de medição de desempenho, é necessário que os Indicadores de Desempenho sejam capazes de indicar onde estão os principais problemas organizacionais e as principais oportunidades de ganhos e melhorias. Ou seja, dentro do Dashboard de Gestão, nem todos os indicadores serão estratégicos, mas todos devem ter a função de monitorar o desempenho dos processos atuais ou o andamento em relação aos objetivos estratégicos da organização.
O Dashboards de Gestão de sua empresa deve agrupar os indicadores em níveis: • Indicadores Estratégicos: são os indicadores primários da organização, que serão acompanhados diretamente pela diretoria e seu principal propósito é demonstrar de forma rápida se os Objetivos Estratégicos estão sendo alcançados. Exemplo: Faturamento Bruto; • Indicadores Táticos: aqui são indicadores secundários, que serão acompanhados pelas gerências de cada departamento. Apesar de não serem estratégicos, seus resultados devem ser intimamente ligados aos resultados dos Indicadores Estratégicos. Exemplo: Faturamento por Linha de Produto ou por Canal de Vendas; • Indicadores Operacionais: por fim, temos os indicadores que serão acompanhados pelos especialistas de cada área. Estes indicadores tem a função de fornecer mais detalhes para entendimento dos resultados dos Indicadores Táticos e Estratégicos. Exemplo: Número de Vendedores por Canal de Vendas. Nos exemplos utilizados acima, o Indicador Estratégico de Faturamento demonstra para a diretoria da empresa se a meta de vendas está sendo atingida a cada mês e também a evolução ao longo do tempo. Caso haja alguma variação em relação à meta, o Indicador Tático de Faturamento por Canal de Vendas pode ser analisado para saber qual Canal de Vendas está gerando as maiores variações em relação ao que foi planejado. E por fim, caso seja necessário ainda mais detalhes, o Indicador Operacional - Número de Vendedores por Canal - pode demonstrar se existe alguma relação Causa x Efeito entre número de vendedores e o desempenho de vendas do canal. Conhecer em detalhes o que compõe os níveis Estratégico, Tático e Operacional em sua empresa é fundamental para elaborar bons KPI’s.
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Gestão de Indicadores de Desempenho na prática Uma vez que o assunto já está devidamente introduzido, vamos falar aqui de alguns dos Indicadores de Desempenho mais utilizados. Indicadores Econômicos São aqueles que demonstram quão bem sua empresa está indo em relação à geração de resultados econômicos, ou seja, o quanto cada etapa do processo de produção e comercialização está contribuindo para a geração de lucro. Indicadores Financeiros Já os Indicadores Financeiros não se preocupam tanto com a lucratividade da empresa, mas sim com o quanto de dinheiro a empresa tem em caixa e como está se comportando o fluxo de entradas e saídas. É importante entender que os Indicadores Econômicos e os Indicadores Financeiros, muitas vezes vão mostrar a mesma informação, mas por óticas diferentes (caixa x competência). Entender as diferenças conceituais para aplicá-los na prática, é fundamental para uma Gestão de Indicadores de Desempenho em qualquer empresa. Indicadores para Análise de Investimentos Os Indicadores para Análise de Investimentos, como o próprio nome diz, tem a função de ajudar na tomada de decisões em relação a realizar ou não um determinado investimento, bem como saber como priorizar um investimento entre vários projetos interessantes a empresa. ROI (Retorno Sobre o Investimento): a palavra de ordem no ambiente empresarial! Alguns negócios, como startups e empresas com alto grau de alavancagem financeira, possuem necessidades de gestão um pouco diferentes das empresas convencionais, e os KPI’s necessários para sua gestão acompanham essas necessidades. Confusões comuns Conforme as empresas vão evoluindo sua gestão, é normal (e necessário) aprimorar também o nível de sofisticação das informações e análises. Neste processo, vemos vários conceitos que, à primeira vista, podem ser muito parecidos, mas são coisas diferentes, e principalmente: têm funções diferentes. Escolhendo os indicadores mais importantes para sua empresa Você já ouviu falar que “o ótimo é inimigo do bom”? Tão importante quando a decisão de utilizar KPIs em sua empresa, é saber quais deles utilizar! Além disto, é preciso lembrar que cada área vai ter indicadores mais ou menos relevantes. Por exemplo, um executivo de vendas não precisa controlar todos os indicadores da área de gestão de produção, pois estaria gastando parte de seu tempo e energia em algo que não é o que gera valor à sua função. Isso pode parecer meio óbvio, mas um grande erro das organizações como um todo é o emprego de tempo e esforço em atividades que não são relevantes. É preciso muita atenção na hora de escolher quais indicadores utilizar em sua empresa. Indicadores mal definidos podem gerar decisões equivocadas. Busque sempre criar Indicadores Inteligentes, que reflitam a estratégia e a realidade da organização. Uma boa dica para esta tarefa é utilizar o Princípio de Pareto para identificar os “20% do esforço que geram 80% dos resultados”. Definindo metas Como dissemos antes, um indicador precisa ter uma meta a ser alcançada, precisa mostrar se a empresa está caminhando no sentido de atingir um objetivo maior. Do contrário, ele é apenas uma métrica. Erros comuns Algo muito frequente que vemos entre as empresas é o anseio de ter uma única ferramenta, um único painel com todos os indicadores da empresa. Já vimos casos de empresas que passaram anos tentando desenvolver um “super dashboard” para centralizar a Gestão de Indicadores de Desempenho em um só lugar, e que acabaram desistindo após investir muito tempo e dinheiro nisto. Não estamos de forma alguma dizendo que você deva desistir de ter um dashboard bem usual e satisfatório para sua empresa, muito pelo contrário. Mas é preciso entender que cada área da empresa vai ter indicadores com comportamentos, formas de cálculo, periodicidade de análise e funções bem diferentes. Isso também vai mudar bastante de empresa para empresa. Ou seja, vamos pegar como exemplo indicadores de gestão de pessoas e indicadores de vendas. Enquanto o primeiro grupo tem uma periodicidade muito maior (geralmente trimestral ou semestral), o segundo grupo precisa de indicadores semanais ou até mesmo diários. Além disto, as fontes de dados e informações para estes indicadores são completamente diferentes. Para fechar o que estamos tentando colocar aqui, a mensagem é que não tem problema que seus indicadores não estejam 100% em um único painel. Isso não é um problema, até porque as pessoas que vão precisar deles são de áreas e funções distintas. O importante é que os indicadores existam e sejam acompanhados pelos responsáveis das áreas pertinentes e pela diretoria. Escolhendo as Ferramentas Falando em painéis, sabemos que pintar um belo quadro já não é uma tarefa das mais fáceis. Imagine então sem um bom pincel! Escolher as ferramentas mais adequadas ao tamanho e momento de sua empresa, é essencial. ERP, o sistema automatizado que faz toda a diferença
O sistema de gestão empresarial, também conhecido como ERP (Enterprise Resource Planning ou Planejamento de Recursos Empresariais), permite que sua empresa gerencie a operação automatizando seus processos produtivos, financeiros e gerenciais. Se você está buscando profissionalizar a gestão de sua empresa, saber o que é ERP e como ele pode ajudá-lo é o primeiro passo rumo a eficiência operacional e gerencial. Os ERPs são o grande diferencial na gestão financeira das empresas atuais e de todas aquelas que estão buscando inovar seus procedimentos. Sem a necessidade de planilhas, o ERP proporciona uma visão geral e detalhada de todos os setores da empresa, oferecendo serviços automatizados e, portanto, mais ágeis e eficientes, não sujeitos às costumeiras falhas e enganos cometidos nas atividades manuais. No que se refere aos aspectos burocráticos e fiscais (como a emissão de notas e boletos), os ERP’s representam uma relevante economia para o capital da empresa, devido à variedade, versatilidade e integração de funções que o sistema automatizado oferece. Um Sistema de Gestão ERP trabalha interligando os diversos subsistemas de gestão da empresa, fazendo com que todas as informações conversem entre si, de forma a facilitar a análise e também o controle de cada etapa da produção do emprendimento. Assim, todas as áreas trabalham de forma sincronizada com a gestão estratégica adotada, como a produção, vendas, logística, marketing, etc. Tudo isso de forma precisa e em tempo real. Então, fica a pergunta, você não gostaria de ter uma gestão eficiente no seu negócio? Fica a dica! Nosso nicho de atuação é Escritório Virtual e Coworking - Recife, Olinda e Paulista-Pernambuco (preço aqui!). Se ainda sim, fosse outro mercado qualquer, certamente, o objetivo seria o mesmo que você: conseguir uma gestão de qualidade, que independe de porte e segmento da empresa. Até a próxima! Leia também: