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25 Dicas Fundamentais Para Gerenciar Uma Equipe Virtual Produtiva

Atualizado: Ago 14



Algumas organizações ainda nadam contra a corrente impulsionada pela era digital de hoje e aderindo à crença de que os funcionários - e contratados - devem estar sediados no mesmo escritório,...

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Vejamos uma dica de negócio a seguir:


Enquanto algumas organizações estão nadando contra a corrente impulsionada pela era digital de hoje e aderindo à crença de que os funcionários - e contratados - devem estar sediados no mesmo escritório, a maioria está descartando a estrutura tradicional do local de trabalho em favor de equipes virtuais.


As organizações não só podem recrutar e reter trabalhadores de alta qualidade com mais rapidez e facilidade, mas também apresentam um desempenho melhor.


Além disso, uma equipe virtual é mais ágil, capaz de responder a novas oportunidades de negócios com mais rapidez do que equipes de colegas presas a um espaço físico de escritório.


No entanto, sem os processos e tecnologias corretas, as equipes virtuais podem se deparar com obstáculos que resultam em projetos fracassados, eficiência reduzida e até lutas internas em equipe.


Criamos uma lista de dicas que podem ajudar a garantir que suas equipes virtuais colaborem de maneira eficaz e forneçam os melhores resultados:


PAPÉIS, RESPONSABILIDADES E O DIA DE TRABALHO


Descrições de trabalho do empregado.


Para funcionários remotos, é importante redigir descrições de funções que delineiem claramente papéis e responsabilidades que incluam aspectos específicos do trabalho remoto (por exemplo, horas de trabalho, uso de tecnologias, etc.).


Ter estes em prática ajuda a evitar mal-entendidos e falhas na execução.


2) Tarefas e Metas.


As equipes virtuais realizam mais quando têm tarefas e objetivos específicos.


Estes devem ser estabelecidos para a equipe em geral, bem como para cada membro individual.


3) Diversidade de Competências.


Cada membro de uma equipe tem pontos fortes e fracos e grandes - ou menores - níveis de experiência em certas áreas de habilidade.


Assim, é importante construir uma equipe virtual com membros que possuam uma diversidade de habilidades e experiências.


4) RACI / DACI.


Assim como suas contrapartes no local, as equipes virtuais geralmente enfrentam dificuldades quando se trata de funções específicas para projetos e programas.


Aqui, um modelo RACI (responsável, aprovador, colaborador, informado) (ou DACI - tomador de decisões, aprovador, colaborador, informado) pode ajudar as equipes a manter o foco e evitar situações em que membros individuais assumem responsabilidades delegadas a outros (por exemplo, alguém que é um colaborador, mas age como um aprovador).


5) Flexibilidade mais Consistência.


Os trabalhadores de hoje buscam empresas que lhes proporcionem flexibilidade e equilíbrio entre vida pessoal e profissional.


Esperar que seus funcionários - sejam no local ou remotos - cumpram o tradicional dia de trabalho das 9h às 17h é o mesmo que enfiar a cabeça na areia e esperar por uma reversão da era digital (reconhecidamente, há algumas organizações que ainda aderem a o dia de trabalho de oito horas “vagão”).


REUNIÕES


6) Reuniões regulares.


Embora reuniões regulares e consistentes - sejam equipes de funcionários ou de projetos - sejam importantes para qualquer equipe, elas são ainda mais importantes para equipes virtuais que não têm as vantagens face a face das equipes no local.


Isso facilita a comunicação e a colaboração e serve como pontos de verificação.


7) videoconferência.


Um ótimo serviço de videoconferência é obrigatório para qualquer equipe virtual.


A tecnologia subjacente deve permitir que os participantes compartilhem suas telas, conduzam o bate-papo em tempo real, ofereçam números de discagem para vários locais e países e forneçam qualquer número de outros recursos, como gravação e integração com o calendário.


8) salas de reuniões alugadas.


Às vezes, uma parte ou toda a equipe virtual precisa estar no local, e é nesse ponto que as salas de reunião alugadas, como as Salas de reunião do Multioffice, desempenham um papel fundamental.


Nesses casos, as organizações não estão vinculadas por um local, mas podem escolher um local que funcione melhor para a equipe maior e, além disso, uma sala de reunião que acomode seus requisitos de negócios.


9) Papéis de liderança.


As equipes mais eficazes compartilham responsabilidades de liderança - seja gerenciando reuniões regulares ou assumindo o papel de apresentar status ou resultados em reuniões mais amplas.


Isso permite que os membros da equipe assumam maiores responsabilidades ao mesmo tempo em que dão oportunidades para desenvolver habilidades em novas áreas.


10) Accoutrements Reunião.


Quando sua equipe ou parte de sua equipe virtual comparece a uma reunião no local, é importante ter os equipamentos necessários para garantir uma reunião produtiva.


Isso inclui tudo, desde serviços de conferência via Web, reservas on-line, flexibilidade na reserva (por hora ou dia), recepção, Internet sem fio, projetores e monitores de imagem e muito mais.


COMUNICAÇÕES


11) Bate-papo.


Embora muitas mensagens de chat possam ser esmagadoras para os membros da equipe, é importante garantir que você tenha uma plataforma de bate-papo que facilite a colaboração dos membros da equipe em tempo real virtual.


Existem inúmeras plataformas de bate-papo, como Slack, Skype e HipChat, WhatsApp entre outras.


12) Gerenciar as comunicações.


Os membros da equipe podem ficar sobrecarregados com muitas mensagens de e-mail e bate-papo.


Para ajudar a evitar que essas situações aconteçam, peça à equipe de desktops/helpdesk que treine os membros da equipe sobre formas de configurar suas pastas de email e plataformas de bate-papo que permitam marcar mensagens de alta prioridade e catalogá-las em pastas diferentes.


13) Vídeo Chat.


Dependendo do projeto ou assunto em questão e, além disso, da cultura da equipe virtual, às vezes é necessário um bate-papo por vídeo.


Nem todas as questões ou tarefas do projeto podem ser resolvidas apenas por meio de texto, sem as dicas visuais do bate-papo por vídeo.


A vantagem é que a maioria dos programas de bate-papo mais comuns também tem opções de vídeo.


14) Compartilhamento de calendário.


Ter uma solução de calendário que permita que as equipes virtuais visualizem os calendários umas das outras e agendem as reuniões de acordo, o que pode economizar muito tempo.


Ninguém tem tempo para agendar reuniões confirmando manualmente a disponibilidade entre cada um dos membros de sua equipe.


15) Diferenças de fuso horário.


Desenvolva uma programação sobreposta para os membros da equipe em diferentes fusos horários que permita que todos os membros estejam online ao mesmo tempo durante uma parte do dia de trabalho.


Ok, após essa leitura, veja também:

5 Coisas Que Os Maiores Músicos da História Podem Nos Ensinar Sobre Marketing


ADMINISTRATIVA, ATENDIMENTO AO CLIENTE E APOIO ÀS VENDAS


16) Assistentes Virtuais.


Muito tem sido escrito sobre assistentes virtuais - ou chatbots - nos últimos anos.


Telefonemas de entrada podem ser uma grande distração e perda de produtividade.


Com assistentes virtuais, como os serviços do Multioffice Auto Receptionist , as equipes virtuais podem continuar concentradas na execução de tarefas e projetos, permitindo que o assistente virtual direcione as chamadas de entrada para o membro da equipe correto e identificando aquelas que precisam de interação humana versus roteamento automático.


17) Recepcionistas ao vivo


Quando as chamadas de entrada não podem ser tratadas por um assistente virtual, é necessária assistência humana ao vivo.


O que algumas organizações estão percebendo é que podem usar recepcionistas ao vivo, como os Recepcionistas ao Vivo do Multioffice, para responder a e-mails e chamadas de atendimento ao cliente e vendas.


Isso permite que eles permaneçam focados em iniciativas ligadas à execução de negócios.


18) Chat na Web ao vivo


Muitas de suas chamadas recebidas de atendimento ao cliente e de vendas precisam ser encaminhadas por meio de voz.


Seus clientes não apenas preferem o engajamento digital, como também são mais baratos e eficientes para você.


19) Integração


Embora cada uma dessas tecnologias seja um facilitador crítico, elas podem se tornar detratores enormes se não estiverem integradas.


Os clientes esperam uma portabilidade perfeita entre cada canal de engajamento.


Assim, é essencial que você procure soluções de interação digital que sejam integradas e permita que os clientes mudem de bate-papo ao vivo, de voz, de e-mail para texto, como se estivessem usando a mesma ferramenta de engajamento e conversando com o mesmo cliente ou vendas. representante.


GESTÃO


20) Sistema de Gerenciamento de Projetos


Qualquer um que pense que um gerenciamento de projetos é exagero está enganando a si mesmo.


As ferramentas tecnológicas de gerenciamento de projetos fornecem a cada membro da equipe virtual insights sobre o trabalho dos outros, solicitam e aprovam tarefas e projetos, compartilham ideias e arquivos e atualizam membros individuais da equipe ou toda a equipe sobre alterações de status.


21) Colaboração de Documentos


Como é frequente, a maioria das equipes virtuais compartilha e edita documentos.


Seja parte de um sistema de gerenciamento de projetos ou de um sistema compartilhado de gerenciamento de documentos, como o Google Drive, Box ou Dropbox, as equipes virtuais precisam de uma solução centralizada que lhes permita visualizar e editar documentos simultaneamente.


22) Medir Saídas


Medir a produtividade de sua equipe virtual é importante.


Aqui, você precisa ter uma sólida compreensão do que é importante para a empresa e quais indicadores-chave de desempenho (KPIs) devem estar vinculados a essas iniciativas.


Essas métricas devem ser rastreadas e relatadas como significativas.


23) Contratação


Nem todo mundo é feito para se destacar como um trabalhador remoto.


Ao contratar para cargos em que os funcionários trabalharão parte a tempo integral a partir de um local remoto, você precisa garantir que eles sejam bem-sucedidos - de um ambiente de área de trabalho e características (e às vezes experiência) para prosperar em uma configuração de equipe virtual.


24) Pague


Se a única razão pela qual você está contratando funcionários remotamente é porque você quer pagar menos, então você precisa dar um passo para trás e avaliar seu caso de negócio.


Enquanto os trabalhadores estão dispostos a aceitar menos remuneração em troca de trabalhar em seus escritórios, eles também esperam ser compensados ​​de forma justa e reconhecidos por seus esforços.


25) Equipes Mistas


Nem todos na equipe podem ser virtuais e, nesses casos, é importante garantir que tanto os que estão no local quanto os que estão em áreas remotas compartilhem metas, medidas e oportunidades comuns.


Você pode rapidamente desmoralizar seus membros da equipe virtual se eles forem tratados de forma diferente do que aqueles que estão no site.


Bem, é isso, esperamos ter lhe ajudado, continue ligado com a gente, inclusive nesse outro post:

Saia da Guerra por Preço. Qual Sentimento Seu Produto ou Serviço Desperta Nos Clientes?


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