VERSÃO EM ÁUDIO:
Reuniões virtuais tornaram-se o novo normal como resultado da pandemia COVID-19 para centenas de milhões de profissionais em todo o mundo.
Ajudamos pessoas e empresas, oferecendo uma infraestrutura de ambiente de trabalho moderno, funcional, atraente e de qualidade.
Atuamos desde 1990 na capital pernambucana, nas cidades de Recife, Olinda e Paulista-PE.
O número de chamadas virtuais de áudio e vídeo levou os provedores de tecnologia a um ponto de ruptura.
A seguir, vamos esclarecer alguns pontos sobre essa questão.
Disponibilizamos salas mobiliadas para reunião e escritório, ambiente com recepção, estacionamento, ótima localização, serviço de copa, sala de espera, endereço fiscal, endereço comercial, atendimento telefônico personalizado, coworking e networking.
Atendemos startups, empresas e profissionais independentes.
Vejamos um exemplo do crescimento de reuniões virtuais:
Zoom experimentou um Crescimento de 354% nos clientes com mais de 10 funcionários e hit 300 milhões de usuários em um único dia em abril. Não foi só zoom. Microsoft Teams, por exemplo, viu um Aumento de 775% nos usuários.
Uma parcela significativa do crescimento pode ser atribuída às reuniões de negócios.
Mais de seis meses na pandemia COVID-19 e fadiga reunião está se configurando; pesquisadores e organizações estão buscando maneiras de garantir que as reuniões virtuais sejam produtivas e os participantes estejam engajados.
Importância da Ata de Reunião
Uma das coisas que os profissionais de negócios podem fazer para garantir que suas reuniões sejam produtivas e colaborativas é tirar atas de reunião.
As atas de reunião parecem uma tarefa bastante simples.
Mas a realidade é que há uma diferença distinta entre atas de reunião boas e ruins.
Com o surgimento de reuniões virtuais, há nuances adicionais na tomada de atas de reunião que os profissionais de negócios precisam prestar atenção.
Em última análise, resume-se ao que incluir e excluir.
Para os conselhos e seus comitês, é importante lembrar que as atas de reunião são mais do que um resumo do que foi discutido e designado como itens de ação.
São uma exigência legal baseada nas estipulações encontradas na Seção 172 dos Atos das Empresas de 2006. Atas de reunião demonstram que eles cumpriram sua deveres legais e fiduciários.
Dicas sobre como tirar atas de reunião
A seguir está uma lista de dicas para tirar atas de reunião para profissionais de negócios:
1. Atribuir o papel da ata de reunião a uma pessoa
Uma pessoa deve receber a tarefa de tomar atas de reunião, e a decisão precisa ser tomada antes da reunião para que ela ou ele possa se preparar antes do encontro.
A atribuição deve ser para alguém que tenha uma compreensão das questões que estão sendo cobertas durante a reunião, bem como conhecimento dos diferentes participantes.
2. Prepare-se para a Reunião
É importante entender os objetivos de atendimento e logística, bem como obter uma lista de participantes.
Essas informações permitirão que o gravador se prepare para a reunião, bem como melhor acompanhar a discussão durante a gravação das notas.
Além disso, aqueles que tomam atas de reunião precisam determinar o meio para as notas de inscrição — se caneta e papel, um laptop ou um aplicativo habilitado para notas.
Para alguns, um gravador ou aplicativo de gravação em um smartphone pode ser necessário.
3. Crie um modelo para atas de reunião
Como a maioria das reuniões segue uma sequência padrão e com conhecimento de uma agenda de antemão, a tomada de atas de reunião deve criar um modelo para tomar notas.
Um modelo de reunião pode incluir uma longa lista de itens como ...
. Tipo de reunião (diária, semanal, mensal)
. Propósito da reunião
. Data, hora e local da reunião
. Nome do facilitador e moderador da reunião
. Lista de participantes
. Quórum alcançado
. Aprovação de atas de reunião anteriores
. Resumo dos relatórios feitos
. Resoluções não votadas
. Informações sobre a próxima reunião
. Tempo de adiamento
. Vote para aprovar a ata da reunião
4. Testar e verificar meios
Independentemente do meio que está sendo usado para capturar atas de reunião, testar e verificar se todos eles funcionam (se canetas, computador portátil ou aplicativo de anotações).
Segurar o início de uma reunião para encontrar uma caneta que funcione ou reiniciar um computador por causa de um aplicativo não instalado pode condenar o sucesso de uma reunião antes de começar.
5. Designar nomes e títulos
Para reuniões presenciais, um quadro de assentos com atribuições para cada participante da reunião.
Isso torna imensamente mais fácil para a pessoa que toma atas de reunião para registrar com precisão quem faz movimentos.
Isso é particularmente importante para reuniões onde é necessário gravar quem faz movimentos.
Além dos nomes, é importante conhecer os títulos e papéis de cada participante da reunião (por exemplo, quem atua em nossos comitês específicos).
Para alcançar os requisitos acima para reuniões remotas, escolher software de videoconferência que permita a designação do nome e título/função de cada participante é crucial.
Ao mesmo tempo, o gravador de reuniões precisa estabelecer antes da reunião a necessidade de cada participante incluir seu nome e título ao participar do encontro.
6. Ouça com discernimento
A pessoa que toma atas de reunião deve ouvir atentamente e escriba minutos para tópicos que importam e deixar de fora aqueles que são irrelevantes.
O gravador de reuniões precisa se concentrar nos fatos e ficar longe de opiniões subjetivas e que podem ser contestadas por outros.
7. Escriba De forma clara e simples
Os gravadores provavelmente editarão e ajustarão suas atas de reunião originais.
Esta versão precisa ser clara para o bem dos outros.
A linguagem precisa ser compreensível e concisa e fornecer explicação onde mais contexto é necessário.
8. Seja exato
Dependendo do tipo de reunião em questão, os gravadores de reunião devem descreverem com precisão os fatos de uma reunião.
Uma vez aprovadas, a ata se torna documentos oficiais da organização e, em alguns casos, até mesmo ser usada como prova escrita em tribunais.
Erros na ata de reunião podem criar desafios legais, penalidades e riscos significativos.
No caso de reuniões remotas, a precisão é ainda mais importante para garantir.
9. Gravar movimentos
Para certas reuniões, os participantes farão moções.
Não só o conteúdo deve ser gravado, mas o indivíduo que fez o movimento deve ser notado ao mesmo tempo.
No entanto, é importante indicar o nome da pessoa que segundos um movimento.
Além disso, as moções feitas por uma comissão não exigem um segundo, uma vez que as comissões são compostas por duas ou mais pessoas.
10. Indique problemas em espera
Em alguns casos, pode haver moções subsidiárias para adiar a votação das moções.
Os gravadores devem indicar quando isso acontece e registrar qualquer informação disponível sobre quando uma votação será feita sobre a moção.
11. Prepare-se como Participante
Nem todos os gravadores também serão participantes da reunião.
Mas nos casos em que um gravador também deve contribuir e adicionar sua voz à discussão e às moções, eles devem escrever suas perguntas antes da reunião para que não tenham distrações.
12. Resumir a Inscrição Inicial
O gravador estará escrevendo em um ritmo rápido durante a reunião.
Assim, é importante que o gravador volte por suas anotações e as reavalie e garanta que elas sejam concisas.
Focar nos principais pontos feitos durante a reunião e organizar o conteúdo em torno deles é uma ótima dica.
13. Verificar e Revisar
Verifique questões gramaticais, erros ortográficos e outras questões que possam prejudicar ou até mesmo negar a credibilidade da ata da reunião.
Abreviaturas raramente devem ser usadas — somente quando todos os destinatários das atas souberem a derivação.
14. Distribuir e Aprovar
Antes do adiamento das reuniões, o gravador precisa garantir que as atas sejam distribuídas a cada um dos participantes e sejam aprovadas pela presidência ou facilitadora da reunião.
Atas facilitam reuniões bem sucedidas
Antes da pandemia do COVID-19, quando muitas reuniões eram presenciais, a maioria dos profissionais acreditava que a maioria das reuniões não tinha sucesso.
Com a maioria das reuniões agora virtuais, esse sentimento não melhorou.
O número de reuniões realmente aumentou e o número de participantes tem crescido.
A ata de reunião pode ser um facilitador crucial para ajudar as organizações a garantir que suas reuniões remotas sejam bem sucedidas.
