Como qualquer outra coisa no mundo profissional, a confiança começa com a preparação...
Se você precisar de um local profissional para se conectar ou se desejar realizar uma conferência pessoalmente, entre em contato com a empresa Multioffice Escritório Virtual; podemos fornecer tudo o que você precisa para ter uma reunião bem-sucedida.
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O teletrabalho vem com muitas vantagens e liberdades. Por exemplo, você pode trabalhar no conforto da sua própria casa (ou mesmo no quarto), pode usar o que quiser e não há necessidade de ir ao trabalho.
Dito isso, quando você interage com outros profissionais, aplicam-se regras padrão de engajamento, esteja você ciente disso ou não.
Ignorar o decoro de negócios como um teletrabalhador pode resultar em alguns erros de arrepiar os cabelos.
Se você não for cuidadoso, pode parecer pouco profissional ou mesmo totalmente indelicado.
Para aqueles que querem colocar seu melhor pé em frente, esta lista de orientações úteis pode ajudá-lo a não cometer erros sérios durante uma reunião virtual.
1. Prepare-se para a reunião
Como qualquer outra coisa no mundo profissional, a confiança começa com a preparação.
O que significa afirmar o quanto se faz necessário você ter tudo pronto e à mão daquilo que precisa, como uma reunião normal.
O que pode não ser tão intuitivo é que também deve estar fisicamente preparado para a reunião.
Em primeiro lugar, devemos estar totalmente acordado.
Não planeje acordar um pouco antes do início da reunião e participar da mesma sem se dar a chance de recuperar sua coerência mental.
A sonolência pode atrapalhar sua capacidade de concentração e deixar você com aparência desinteressada e desatenta.
O mesmo vale para sua voz.
Se a reunião é uma videoconferência ou uma ligação telefônica conjunta, você estará usando sua voz, então ela precisa ser aquecida.
Não estamos dizendo que você precisa fazer exercícios vocais como um ator ou cantor, mas de manhã boca seca pode fazer um número em sua voz.
No mínimo, lave a boca e tome uma bebida antes de se comprometer com uma hora de conversa.
Por fim, se for uma videochamada, você deverá apresentar-se visualmente para os outros participantes da reunião.
No mínimo, use roupas limpas e apropriadas e prepare-se com cuidado.
Cabelos erráticos ou uma sombra severa de cinco horas podem ser quase tão desconcertantes quanto aparecer em seu pijama.
Vestir-se e arrumar-se também pode ajudar a sinalizar ao seu cérebro para terminar de acordar, deixando-o mais alerta do que antes.
2. Remover Distrações
O que está ao seu redor tanto visualmente quanto audivelmente afetará aqueles do outro lado da conexão.
Para videochamadas, você precisa estar atento ao que sua câmera pode ver ao redor e atrás de você.
Ninguém quer ver sua pilha de roupa, sua cama desfeita ou uma janela cheia de luz solar ofuscante.
Além disso, tenha cuidado com intrusos, sejam eles animais de estimação, crianças ou outros adultos.
Faça o que puder para mantê-los fora, incluindo trancar a porta do quarto que você está usando, se necessário.
Além das distrações visuais, você precisará evitar as auditivas também.
Evite sons irritantes, ruídos ambientais e outras distrações que possam dificultar a audição de outras pessoas, incluindo:
• ventiladores oscilantes
• Tráfego nas proximidades
• TVs estonteantes
• Janelas abertas que deixam entrar o ruído externo
• Digitando no teclado (se você estiver usando um microfone embutido para laptop)
Mitigar o ruído que você pode (desligando ou escolhendo o local certo para se conectar), e lidar com quaisquer aborrecimentos restantes usando um fone de ouvido.
3. Coloque os petiscos em espera
Em qualquer reunião, virtual ou em pessoa, comer classifica como um som irritante e uma distração visual.
Todos podem ouvir a mastigação, o enrugamento, o chilrear e os talheres (se você estiver usando algum).
E se você está fazendo videochamadas, elas não podem desviar o olhar com tanta facilidade, já que elas precisam encarar a câmera.
Pior ainda, demonstra que você não está totalmente atento à reunião.
Se suas mãos estiverem ocupadas, você não poderá fazer anotações.
Se você está comendo uma comida barulhenta, como algo crocante, ninguém consegue ouvir ninguém falando, e ao contrário das reuniões cara a cara, esse som é amplificado graças aos alto-falantes e microfones.
Mesmo no silencioso, comer é uma distração e um pouco rude para os outros participantes.
Nosso conselho é evitá-lo completamente.
4. Seja rápido com o silencioso
Muitos dos problemas acima podem ser resolvidos simplesmente silenciando o microfone quando você não está falando.
Embora seja um pouco entediante precisar desativar e ativar o microfone continuamente, é uma cortesia que pode tornar a reunião muito mais fácil.
Silenciar o microfone pode até atenuar barulhos altos do ambiente, como a vibração da cafeteria.
Se você precisar falar com alguém pessoalmente em seu final, silenciar o microfone minimiza a perturbação.
Silenciar o microfone permite digitar com impunidade, se necessário.
Silenciar o microfone também ajuda a minimizar problemas como eco e feedback, que (dependendo da configuração e da qualidade do equipamento) podem ser problemas reais.
Em suma, sempre que você acha que vai haver um ruído de distração, aperte o botão mudo.
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5. Coloque sua voz para um bom uso
Sua ferramenta mais eficaz em uma reunião virtual é a sua voz, por isso, faça um bom uso.
Para reuniões somente de áudio, anuncie-se quando você participar da chamada para que os outros participantes saibam que você está lá.
Durante a reunião, fale claramente e alto o suficiente para ser ouvido, mas não tão alto que sua voz se torne um incômodo.
Embora você não queira dominar a conversa, você deseja oferecer suas ideias e sugestões, quando aplicável, para demonstrar sua experiência e sua competência.
Além disso, a troca de informações regularmente lembra aos participantes que você ainda está prestando atenção, o que pode não ser evidente durante uma teleconferência com áudio apenas.
Use etiqueta verbal adequada quando você fala.
Evite obscenidades, use linguagem educada e profissional e não use humor desagradável.
Aja profissionalmente e você terá mais chances de deixar uma impressão positiva naqueles com quem se encontra.
6. Você está em uma reunião - aja como ele
Como as videochamadas mantêm a câmera treinada para você, é mais difícil ocultar coisas que normalmente acontecem em uma reunião face a face.
É por isso que é muito importante que você pareça estar comprometido com a reunião.
Caso contrário, você rapidamente se mostrará desinteressado, indelicado e pouco profissional.
Primeiro, a menos que você tenha uma boa razão, fique sentado durante toda a reunião.
Segundo, não relaxe - a linguagem corporal atenta é importante para comunicar seu interesse na reunião.
Terceiro, assim como você não deve retirar o telefone durante uma reunião presencial, não deve usar o telefone nem abrir novas abas durante uma reunião virtual.
Eles podem não conseguir ver o que você está fazendo, mas podem ouvir o seu clique e, provavelmente, perceber sua falta de entrada.
Deixar de mostrar a etiqueta apropriada para a reunião demonstra que você não valoriza o tempo dos outros participantes, e a maioria considera isso um insulto, então faça o melhor para mostrar algum decoro.
7. Conclusão
Cada reunião é uma oportunidade para provar seu profissionalismo, seja ao seu chefe, clientes, parceiros ou futuros empregadores.
Pode não ser o que você se inscreveu trabalhando em casa, mas é importante mostrar àqueles com quem você se identifica que você valoriza seu tempo tanto quanto o seu durante reuniões virtuais.
O conselho acima irá ajudá-lo a fazer exatamente isso.
Chegamos ao final de como se comportar durante uma reunião virtual, esperamos ter ajudado.
Continue com a gente e fique ligado nos próximos posts.
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