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11 Dicas de Como Executar Uma Reunião Virtual Com Perfeição



As reuniões virtuais não precisam ser uma perda de tempo. Eles podem ser tão eficazes quanto as reuniões presenciais, se apenas algumas práticas recomendadas forem seguidas...


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Reuniões em geral têm um mau rap.


Muitas das reclamações sobre reuniões ressoam em voz alta com diversos profissionais - desde o mau planejamento e execução até a falta de objetivos claros e itens de ação.


Pesquisas mostram que o trabalhador médio comparece a 62 reuniões por mês.


Metade deles acredita que são uma perda de tempo.


Isso equivale a 31 horas por mês.


Isso é muito tempo; quase 20% do tempo total gasto trabalhando (supondo uma semana de trabalho de 40 horas).


Se as reuniões presenciais forem uma perda de tempo, a avaliação das reuniões virtuais não poderá ser melhor.


Eles podem ser piores.


Um estudo de pesquisa, por exemplo, descobriu que as reuniões virtuais diminuem a produtividade e a eficiência, enquanto aumentam o estresse.


Certamente há muitas reuniões virtuais acontecendo: outro estudo recente indica que 28% das reuniões na América do Norte este ano serão reuniões virtuais ou híbridas.


A boa notícia é que as reuniões virtuais não precisam ser uma perda de tempo.


Eles podem ser tão eficazes quanto as reuniões presenciais, se apenas algumas práticas recomendadas forem seguidas:


1. Conheça semanalmente


Para equipes virtuais, as reuniões semanais são importantes.


A regularidade ajuda a garantir sinergias da equipe e dinâmica do projeto.


O rapport é interrompido e as comunicações entre os membros da equipe são interrompidas sem horários de reuniões regulares.


2. Envie uma agenda com objetivos previamente


Uma agenda para a reunião precisa ser enviada antecipadamente.


Os participantes precisam saber o que será coberto e quem está apresentando ou facilitando a discussão.


Eles também precisam conhecer o (s) objetivo (s) da reunião.


3. Atribuir trabalho de preparação


Quando apropriado, as atribuições prévias à reunião precisam ser distribuídas aos participantes.


Isso ajudará a promover um melhor engajamento durante a reunião e uma discussão focada.


Os exemplos são variados e dependem do objetivo da reunião.


Por exemplo, se o objetivo for revisar uma proposta, a distribuição de um rascunho ou rascunho parcial dela antecipadamente daria aos participantes a oportunidade de revisar e preparar perguntas iniciais e feedback.


Para uma revisão do status do projeto, fornecer aos participantes um calendário e um status do projeto em entregas e datas de vencimentos, a discussão sobre os problemas e como resolvê-los.


4. Estabeleça Papéis


Disfunção de reunião pode surgir se houver confusão sobre as funções dos diferentes participantes.


Um modelo DACI (tomador de decisões, aprovador, colaborador, informado) servirá bem aqui, ajudando a garantir que os participantes não assumam papéis não atribuídos a eles.


Em termos de papéis necessários, cada reunião também requer um moderador / facilitador, secretário e cronometrista.


Determine esses papéis de antemão; não espere até a reunião para fazê-lo.


5. Parar saídas de relatório


Assim como eles jogam água fria nas reuniões presenciais, as saídas de relatórios podem rapidamente fazer uma reunião virtual no caminho do tempo perdido.


Em vez de gastar tempo em saídas de relatórios, concentre-se nos problemas ou nas decisões necessárias e peça aos participantes que analisem os relatórios como parte da preparação antes da reunião.


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6. Determinar quais ferramentas digitais são necessárias


Definir a agenda da reunião de antemão e conhecer o seu objetivo permite que os organizadores determinem quais ferramentas digitais são necessárias.


A avaliação de uma versão de software requer recursos de compartilhamento de tela.


Para organizações que buscam feedback e discussão colaborativa, os recursos de pesquisa e bate-papo são um requisito.


7. Use a videoconferência


Os participantes geralmente fazem de tudo, mas permanecem engajados durante as reuniões, com 91% admitindo sonhar acordado, 39% dizendo que dormiram durante uma reunião e 73% indicando que fizeram outro trabalho.


A videoconferência, em vez de apenas áudio, é uma ótima maneira de impedir que os participantes se desconectem.


Como os membros da equipe podem se ver, eles podem avaliar emoções e reações; expressões faciais humanizam as interações entre cada um dos participantes.


8. Estabeleça um estacionamento


É provável que alguns tópicos surjam durante uma reunião que não estejam relacionados à agenda e ao (s) objetivo (s) da reunião.


Isso não significa que eles não sejam importantes.


Em vez disso, eles precisam ser cobertos em reuniões separadas.


Estes devem ser rastreados em um estacionamento digital.


9. Estabelecer regras de reunião


Distrações e interrupções podem acontecer em reuniões presenciais.


Eles acontecem ainda mais com reuniões virtuais.


Os participantes da reunião devem ser proibidos de receber chamadas telefônicas ou multitarefas.


Os facilitadores também devem garantir que eles envolvam todos os participantes e garantam que eles cumpram uma função durante toda a reunião.


10. Registre os Takeaways e os itens de ação


Uma das razões pelas quais muitos participantes da reunião acham que as reuniões são um desperdício de tempo é o fato de que eles não resultam em itens de ação e argumentos claros.


Isso é mais do que uma secretária escrevendo os minutos da reunião.


O objetivo da reunião precisa resultar em itens de ação atribuídos a um ou aos participantes da reunião e incluir as próximas etapas (necessárias: comunicações de status de volta à equipe).


11. Para reuniões híbridas, avalie os recursos da sala de reunião


Quando se trata de reuniões híbridas, as empresas precisam garantir que suas salas de reuniões sejam equipadas com as tecnologias de apresentação digital e videoconferência corretas.


Para empresas que dependem de espaços de coworking e escritórios diários, em vez de escritórios físicos permanentes, os organizadores de reuniões devem avaliar cuidadosamente as salas de reunião alugadas para garantir que elas ofereçam as opções certas.


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