A comunicação eficaz é um elemento-chave a ser levado em consideração ao gerenciar uma equipe remota.
Temos endereço nas cidades de Recife, Olinda e Paulista-PE.
Nosso foco é oferecer suporte para empresas, startups e profissionais independentes através de salas para escritório, sala de reunião, sala de treinamento, recepção, atendimento telefônico personalizado, sala de espera, endereço fiscal, endereço comercial, coworking, networking e apoio administrativo interno.
Além de todo a infraestrutura pronta e em um único lugar, oferecemos também ótimos planos de adesão que são ajustáveis de acordo com cada necessidade.
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Não faz diferença se a equipe que você está gerenciando é composta por membros que trabalham totalmente remotamente ou se você tem uma mistura uniforme de funcionários/colaboradores remotos e pessoas que trabalham em um escritório tradicional, ou se há apenas um membro da equipe que trabalha em casa de vez em quando, para se comunicar de forma eficaz, você inevitavelmente usará um dos muitos softwares de videoconferência disponíveis no mercado.
E como qualquer pessoa que já usou uma dessas plataformas virtuais de reunião sabe, manter todos envolvidos e participando ativamente da discussão pode ser um desafio.
Os participantes podem ser distraídos por situações internas, como problemas de áudio, incapacidade de fazer login, atualizações de software inoportunas, etc.
Adicione a isso o fato de que a maioria dos trabalhadores remotos são mais propensos a se distrair com problemas externos, como ruído, crianças e animais de estimação, toque telefones e campainhas, etc.
Neste artigo, você aprenderá como lidar com esses problemas e também obterá algumas dicas sobre como criar o ambiente perfeito que leva a reuniões virtuais mais envolventes.
Crie normas para reuniões virtuais
O melhor lugar para começar é criar um conjunto de normas de reuniões virtuais que devem ser seguidas por todos os participantes.
Isso funciona melhor quando você inclui sua equipe neste processo para ajudar a eliminar qualquer resistência a essas regras. Algumas idéias úteis são:
• Testar a tecnologia antes da reunião e resolver quaisquer problemas que surjam.
• Sem multitarefa durante as reuniões
• Todos os participantes devem encontrar um espaço silencioso durante a reunião.
• Minimize os ruídos de fundo exigindo que todos fiquem no modo mudo quando não estiverem falando.
Quaisquer que sejam as normas que você definir, certifique-se de comunicá-las no início da agenda sempre que definir uma reunião.
Isso irá reforçar as regras e ajudar no cumprimento.
Projete reuniões virtuais melhores
Depois que as regras básicas forem estabelecidas, você precisa pensar em projetar uma grande reunião virtual.
Isso vai além de apenas definir uma agenda bem definida, embora também seja uma parte importante de qualquer reunião.
Você precisa pensar sobre o propósito da reunião e determinar se é necessário.
Afinal, é quase impossível tornar as reuniões inúteis mais envolventes se elas estiverem condenadas desde o início. Outras idéias que você deseja levar em consideração são:
• Distribua funções como Notetaker, Facilitador, Suporte Técnico, Timekeeper, Flowmaster e mude-as sempre que se encontrar.
• Conquiste e prenda a atenção das pessoas por meio de pesquisas, vídeos, atividades no quadro branco, etc.
• Lembre-se do contexto da reunião. Isso significa estar atento a fusos horários e outras considerações.
• Designe alguém para ser responsável pelo agendamento e confirmação da reunião, que pode ser um membro da equipe ou um assistente virtual.
Minimize as dificuldades técnicas
Dificuldades técnicas são quase garantidas e, como tal, você deve tomar as medidas necessárias para minimizar seu impacto nas reuniões e distração dos participantes.
Uma maneira útil de fazer isso é fazer com que todos testem seus equipamentos para identificar problemas e resolvê-los em tempo hábil. Também é importante ter um plano B para o caso de tudo dar errado.
Com tantas variáveis que podem dar errado em um ambiente de escritório em casa, uma cafeteria ou qualquer outro lugar menos ideal onde as pessoas podem escolher trabalhar, é uma ótima ideia dar à sua equipe a opção de alugar uma sala de reuniões em um prédio de escritórios.
Isto é um processo muito fácil e também é um arranjo flexível, pois sua equipe pode reservar por hora ou durante todo o dia, conforme necessário.
Isso garante que eles não terão distrações, terão acesso a toda a tecnologia de que precisam e que estarão conectados a uma rede robusta e estável.
