Mais e mais empresas reconhecem que o trabalho virtual é uma realidade do local de trabalho que deve ser adotada.
Além de ajudar a aliviar o congestionamento do tráfego, reduzir a emissão de gases de carbono na atmosfera (trabalhadores remotos economizam 3,6 milhões de toneladas de emissões de gases causadores do efeito estufa anualmente) e melhorar a qualidade de vida dos trabalhadores, as empresas entendem o valor econômico.
Isso fala muito em um mercado de trabalho como o nosso aqui no Brasil.
Assim como em outros países e para indústrias em que a maior produtividade do trabalhador e as taxas de retenção mais longas se traduzem em impacto econômico mensurável.
Por que as empresas estão adotando modelos de escritório virtual
Alguns dos pontos de dados notáveis que validam os resultados de negócios dos trabalhadores virtuais incluem:
• Empresas que permitem trabalho remoto experimentam 25% menos volume de negócios do que aquelas que não permitem trabalho remoto
• 69% dos trabalhadores estariam dispostos a negociar outros benefícios de trabalho em troca de opções flexíveis de espaço de trabalho
• Ciclos de recrutamento para empresas que adotaram modelos de trabalho virtuais são 33% mais rápidos do que aqueles que aderem aos requisitos de espaço de trabalho permanente
• Funcionários remotos com gerentes que trabalham no local têm 25% menos
conversas de crescimento de carreira do que aqueles com gerentes no local
• Para pequenas empresas, quase 10% das despesas estão no espaço de escritório; reduzir ou eliminar o espaço do escritório pode obter economias significativas
A maioria dos trabalhadores prefere abordagens de trabalho virtual, e não é porque eles querem trabalhar menos horas (pesquisas mostram que trabalham mais horas).
Os fatores que mais frequentemente citam em favor de abordagens de escritório virtual incluem:
• 51% dizem equilíbrio entre vida pessoal e profissional
• 47% indicam deslocamentos mais curtos ou a eliminação de comutações
• 42% listam a capacidade de se concentrar melhor
• 39% dizem família
• 25% citam razões financeiras
Garantindo uma transição bem-sucedida para os escritórios virtuais
A transição de um espaço de trabalho permanente para um modelo híbrido (em que o trabalhador trabalha parte do tempo de um local remoto) ou um cenário de escritório virtual 100% pode ser enfrentado com dificuldade.
Sem a estrutura e os processos certos, a transição pode resultar em perda de produtividade, atrito do funcionário ou mesmo perda de receita.
Para garantir uma transição bem-sucedida dos escritórios permanentes para os escritórios virtuais, as pequenas empresas precisam seguir alguns princípios orientadores:
1. Comunicar as razões e políticas que regem.
Antes de transferir os funcionários para escritórios virtuais, as organizações devem comunicar claramente as razões da transição, as políticas de trabalho do escritório virtual, as novas ferramentas tecnológicas que estarão disponíveis e como usá-las, entre outras.
2. Escritórios virtuais híbridos.
Trabalhar a partir de um escritório em casa é inviável para alguns trabalhadores (por exemplo, alguns moram com colegas de quarto ou têm lares com crianças e animais de estimação que são muito perturbadores).
Em outros casos, empresas e / ou funcionários podem não querer trabalhar virtualmente em seus escritórios todos os dias.
Assim, as empresas podem querer que seus funcionários tenham interações sociais e profissionais por algum tempo - ou até mesmo o tempo todo - e providenciar para que eles trabalhem a partir de espaços de coworking ou day offices de provedores como as Salas de Reunião Multioffice Escritório Virtuali.
3. Serviços de videoconferência.
O surgimento de serviços de videoconferência e áudio reduziu a distância entre os trabalhadores de escritório permanentes e virtuais.
Embora essas ferramentas tenham muitas das mesmas capacidades, também existem diferenças exclusivas entre elas.
Assim, as empresas precisam examinar cuidadosamente as opções de tecnologia para garantir que selecionem a que melhor atenda às suas necessidades - cultura corporativa, equipes de projeto, etc.
4. Espaço de trabalho compartilhado e colaborativo.
Os trabalhadores virtuais precisam criar, colaborar e manter todo o trabalho em um só lugar.
Eles também precisam se comunicar com cada membro da equipe e garantir que os projetos permaneçam no prazo e no orçamento.
Ferramentas compartilhadas do espaço de trabalho como são uma necessidade virtual.
5. Codifique as políticas do escritório virtual.
As empresas precisam desenvolver e documentar políticas de escritório virtual e, além disso, educar os trabalhadores sobre o que é e o que não é comportamento e práticas aceitáveis (deve entrar no manual do funcionário).
Não é preciso dizer que isso deve incluir expectativas de papel tanto para os colaboradores individuais quanto para os gerentes.
A codificação dessas políticas ajudará a evitar mal-entendidos e lacunas que possam surgir entre os funcionários de escritórios virtuais e seus gerentes e os funcionários de escritórios virtuais e suas contrapartes no local.
6. Gerenciamento de projetos e compartilhamento de arquivos.
As equipes de projeto colaboram em várias tarefas e documentos diferentes.
Colocá-los em e-mail ou até mesmo em um dos serviços na nuvem, como o Google Cloud Platform, pode se tornar rapidamente uma enorme bola de pêlos.
As empresas precisam encontrar e implementar uma solução de gerenciamento de projetos que tenha recursos integrados de compartilhamento de arquivos que forneçam aos funcionários a capacidade de acompanhar os projetos até a conclusão usando tarefas e armazenar um conjunto de arquivos e versões de documentos. em um repositório central.
7. Teste antes de saltar de cabeça primeiro.
As empresas precisam garantir que todas as ferramentas tecnológicas e processos operacionais estejam implementados e funcionando antes de iniciar a transição para uma configuração de escritório virtual.
Escolha um pequeno grupo de teste e faça-o passar pelo processo, que identificará as lacunas e os problemas que podem ser corrigidos antes que toda a organização inicie a transição.
8. Alocar tempo fora do local, reuniões face a face.
O tempo que as equipes passam juntas se torna ainda mais importante para equipes que são compostas por funcionários de escritório virtual.
O planejamento e a execução de grandes reuniões externas devem receber tempo e atenção significativos - desde encontrar um local (pensar no espaço de reunião alugado com as Salas de Reunião Multioffice, por exemploi), planejar a agenda, envolver os participantes antes, durante e depois da reunião.
E não para por aí, se você tem ou pretende iniciar um empreendimento, fique atento a essa questão de escritório virtual, é algo que pode reduzir drasticamente os seus custos operacionais com seu espaço de trabalho no caso, sala de escritório, sala de reunião, recepção, atendimento telefônico, endereço comercial, domicílio fiscal, Network (rede de contatos profissionais no qual pode pode ser formada) e toda uma série de comodidades, inclusive de economia, que pode chegar até 80% quando comparado com os custos de um escritório convencional.
Essa não é uma colocação particular da empresa Multioffice Escritório Virtual.
São práticas que já se tornaram realidade há muito tempo no mercado brasileiro e no resto do mundo.
Então, observando esse modelo de negócio somado com as tendências tecnológicas avançando dia após dia, é algo que se encaixa perfeitamente para empresas, startup e profissionais solo, como freelancer e etc.
Para maiores informações, entre em contato com a gente, você pode até agendar uma visita sem compromisso conhecer a nossa infraestrutura e entender melhor o que podemos fazer para o desenvolvimento do seu empreendimento.
Nosso endereço está localizado nas cidades de Recife, Olinda e Paulista-PE.
Estamos atuando, com pioneirismo, desde a década de 90 em Pernambuco.
Até a próxima!
