Nas comunicações, há uma regra não escrita. E essa regra é que qualquer audiência de qualquer tamanho emprestará seu tempo e atenção, seus comentários e, em muitos casos, seus recursos, em troca de insights de especialistas, idéias inovadoras e conselhos sólidos, se entregues através de uma apresentação impecável.
O momento está do lado do apresentador.
As audiências querem que os palestrantes se saiam bem, se conectem com eles e forneçam apresentações fortes que não sejam apenas ricas em informações, mas cheias de informações que podem ser compartilhadas posteriormente com seus associados, colegas, líderes de negócios ou funcionários.
Mas mesmo com o cenário definido para o sucesso, a falta de preparação pelos palestrantes tende a ser o problema de apresentação mais comum.
E a procrastinação dos apresentadores, incluindo o envio de apresentações para as equipes de tecnologia no último minuto, pode levar a falhas de comunicação que exponham os palestrantes a problemas e percalços desnecessários.
Seja agendando um evento ao vivo ou virtual, os palestrantes devem sempre ser proativos ao entrar em contato com um parceiro de planejamento de eventos experiente.
Mais, comunicar-se com as equipes de tecnologia de maneira oportuna para evitar configurações de apresentação mal gerenciadas e garantir que a tecnologia desatualizada ou incompatível ou as ferramentas de apresentação inadequadas sejam identificadas e tratadas deve ser uma prioridade.
Com isso dito, virtual ou ao vivo, a pontualidade e um bom planejador de eventos com uma ampla gama de soluções tecnológicas podem preparar o terreno para o sucesso.
Para ajudar os palestrantes, o Multioffice Escritório Virtual (com sede em Recife, Olinda e Paulista-PE), colocou uma lista útil das melhores práticas de apresentação em conjunto.
Sinta-se à vontade para transmitir isso se for um organizador de eventos ou reuniões para os palestrantes que está ajudando a preparar.
1. ESTEJA PREPARADO
Experimente a sua tecnologia antes de apresentar.
Ao vivo ou virtual, grave e analise sua apresentação. Conheça o seu público.
Pratique, pratique, pratique! Repetição é a chave enquanto você se prepara
Espere algum tempo de atraso ao avançar nos slides, especialmente ao apresentar a um público virtual
Certifique-se de que todos os recursos da sua tecnologia sejam responsivos. Dê a si mesmo tempo para testar apresentações, animações e vídeos usando a tecnologia configurada na sala.
2. SEJA CEDO
Seja pelo menos trinta minutos adiantado para apresentações ao vivo e uma hora mais cedo para apresentações virtuais.
Estar adiantado permite que você e seu parceiro de AV resolvam quaisquer problemas.
Envie seu conteúdo para análise técnica com antecedência e planeje um breve ensaio antes de sua apresentação
Dê uma olhada no palco, no espaço e no equipamento. Ande pelo palco ou sente-se na sua cadeira. É importante sentir-se confortável no espaço
Faça o seu som e apresentação de verificação usando a tecnologia na sala
3. CONTE COM SEU CARISMA
Ao vivo ou virtual, o contato visual é fundamental.
Comece com um bom microfone e sistema de som. Olhe para a câmera, não para a tela.
Relaxe, respire e seja confiante
Seja caloroso e gentil e seu público será muito
Seja paciente com os membros da audiência
4. O QUE VOCÊ VESTE IMPORTA
Além de se sentir confortável com sua roupa, é importante saber quais roupas são melhores para apresentações ao vivo versus virtuais.
Use roupas compatíveis com o recorte em um microfone de lapela. Remova os crachás e colares para evitar ruídos extras no microfone
Se for virtual ou gravado, evite usar rosa choque, vermelho ou preto
Tecidos brilhantes, como seda, podem refletir muita luz de volta para a câmera. Padrões ocupados, como houndstooth, criam um efeito vibratório na câmera
5. SEMPRE FIQUE DE PÉ QUANDO VOCÊ FALA
Seja ao vivo ou virtual, você deve ficar de pé quando apresentar. Isso abre seu diafragma, permite que você respire e ajuda você a se concentrar.
Fale claramente e seja medido com seu discurso
Não tenha medo de fazer uma pausa entre os pensamentos
Ande ou se mova quando possível para se envolver com o público
6. SEJA EFICIENTE
O público tem períodos de atenção limitados. Evite gastar mais de dez minutos em qualquer ponto. Os períodos de atenção são curtos para apresentações ao vivo e ainda mais curtos para apresentações virtuais.
Use histórias relevantes para atrair seu público
Faça seu ponto e mantenha o foco em suas mensagens principais
Mantenha pesquisas e perguntas relevantes para sua mensagem
7. TIRE PROVEITO DE SEUS SISTEMAS DE SUPORTE
Certifique-se de que um membro da equipe ou parceiro técnico esteja disponível para resolver problemas antes, durante e depois da apresentação.
E peça a um membro da equipe para enviar e-mails e perguntas recebidas.
Peça a um membro da equipe que mantenha uma fila para perguntas
Permitir que os especialistas no assunto do público-alvo respondam às perguntas de outros membros da audiência
8. VOCÊ ESTÁ SE CONECTANDO COM SEU PÚBLICO?
Use a linguagem corporal para se conectar com os espectadores. Olhe para a câmera ou para o público, ao contrário do seu roteiro.
Desenhe o que você e seu público têm em comum
Lembre-se que o contato visual é essencial. Olhar para a câmera ajudará você a fazer contato visual com seu público virtual.
Mostre a você o seu público personalizando sua apresentação para eles
9. MANTENHA-O SIMPLES
Seu visual deve ser fácil de ver, ler e entender. Contagens de palavras reduzidas funcionam melhor. Evite gráficos complicados.
Fique longe de slides com letras miúdas ou muitas palavras
Menos animações simplificam sua mensagem. Use recursos visuais que suportam sua mensagem sem ser uma distração
Mantenha seu vocabulário fácil de entender e forneça definições simples para terminologia específica do setor
10. LEMBRE-SE, O PÚBLICO ESTÁ DO SEU LADO
Se você tiver alguma dúvida, encabece ou hesite, consulte a citação acima a respeito da regra não escrita da comunicação.
Os espectadores estão ansiosos para aprender com você
Compartilhe algo que eles possam compartilhar com outras pessoas
E dar-lhes algo para se gabar
Gostou, esse conteúdo foi feito pensando em você, nós que fazemos o Multioffice Escritório Virtual queremos levar sempre o melhor para nossos parceiros.
