Dentre os vários aspectos e perguntas que podem ser "colocados na mesa", o Multioffice Escritório Virtual deixa claro, a seguir, alguns pontos importantes a serem observados no tocante ao processo desse serviço cada vez mais tão utilizado ao redor do mundo.
Vejamos:
Você está começando seu próprio negócio e precisa economizar dinheiro?
Deseja testar primeiro as águas turbulentas do mundo dos negócios antes de assinar um contrato de arrendamento para escritórios ou obter uma crédito para um edifício?
Sua empresa se presta bem à operação em um ambiente virtual?
Seus funcionários estão dispostos a trabalhar em suas casas, carros ou outros alvos em movimento?
Ou você simplesmente acha que os benefícios ambientais são motivo suficiente para considerar um espaço de trabalho virtual?
Quaisquer que sejam as suas razões, nós do Multioffice Escritório Virtual orientaremos você em alguns dos problemas com os quais deve-se lidar ao configurar um escritório virtual.
Também discutiremos algumas das vantagens e desvantagens de operar apenas no ciberespaço.
Vamos começar onde o seu trabalho será realizado.
Mas onde você fará seu trabalho?
Tecnicamente, seu escritório é onde você estiver.
Com a tecnologia atualmente disponível, você pode realizar negócios em praticamente qualquer lugar.
Seu escritório pode estar em sua casa, em seu carro, no aeroporto, na praia ou até no topo de uma montanha.
Em situações típicas, seu escritório ficará em sua casa, independentemente de você viajar ou não.
Se for esse o caso, você precisará ter uma boa configuração.
Isso inclui um local tranquilo, longe das distrações que sempre estará em casa.
Estes incluem a geladeira, TV, crianças, trabalho no gramado, pratos na pia....
Pode ser uma distração.
Se você quiser fazê-lo funcionar, você deve ter disciplina e tornar seu escritório um espaço de trabalho designado - mesmo que seja no seu quarto ou na cozinha.
Coloque-o em um lugar onde você gostaria de estar.
Se seu porão estiver escuro e sombrio, é provável que você não goste de trabalhar lá.
Use a sala que será mais propícia para a conclusão do trabalho, por exemplo.
As primeiras impressões significam muito
Mas e o endereço da sua empresa?
Se você administra uma empresa em sua casa, provavelmente não deseja que seu endereço seja usado como o endereço comercial.
Dependendo do tipo de empresa, ela pode não dar a impressão de que você precisa.
Nesse caso, você tem duas opções.
Você pode alugar uma caixa postal ou pode usar um serviço de caixa de correio que lhe é fornecido através um endereço corporativo e um número de suíte / sala.
Cada opção tem a desvantagem de exigir que você vá para outro lugar para receber seu correio (embora possa haver serviços que o entreguem).
As caixas postais têm a desvantagem adicional de não permitir que você receba pacotes porque os correios não entregam em uma caixa postal.
Se você usa um serviço que fornece à sua empresa um número de suíte / sala (na verdade, apenas outro nome para um número de caixa), você pode receber pacotes.
Você também tem acesso 24 horas e pode solicitar uma notificação quando um pacote chegar.
A seguir, falaremos sobre os equipamentos e móveis necessários para ajudar seu escritório virtual a funcionar tão eficientemente quanto um espaço de escritório tradicional.
Instalação do escritório virtual
Se o seu trabalho envolve viajar para locais de clientes ou outros lugares fora da sua base, provavelmente você deve comprar um laptop ou até um Smartphone em vez de um sistema de desktop.
Com um laptop / Smartphone, você sempre terá seus arquivos com você e não terá nenhum daqueles momentos embaraçosos em que deixou um documento importante em seu escritório, porque... bem, seu escritório está com você.
Enquanto um laptop pode parecer um pouco pesado para viajar sempre, existem muitos modelos leves por aí que são muito poderosos.
Apenas certifique-se de ter uma boa bolsa de transporte com alça para o ombro e espaço para seus documentos impressos.
Se sempre trabalhar com o teclado e a tela pequena de um laptop não lhe agrada, existem outras soluções.
Sim, eles pensaram em tudo!
Para tornar o uso do laptop mais eficiente em seu escritório em casa, pode ser configurada uma docking station na qual você pode simplesmente conectar o laptop.
As estações de acoplamento facilitam o uso de um monitor, teclado e mouse, impressora, aparelho de fax, scanner e outros periféricos padrão sempre conectados e prontos para uso.
Ao conectar seu laptop à estação de acoplamento, você poderá usá-lo como um sistema de desktop padrão e não precisará se preocupar em transferir ou sincronizar arquivos para outro computador.
Se você não viaja ou não precisa acessar todos os seus arquivos enquanto viaja, basta obter o sistema tradicional de computador de mesa.
Verifique se você possui bastante espaço no disco rígido, memória para executar vários programas ao mesmo tempo e um processador moderadamente rápido.
Se você estiver trabalhando com gráficos (qualquer coisa que envolva imagens fotográficas, ilustrações ou animações), precisará de um processador muito mais rápido e do espaço em disco rígido e RAM que puder.
Mesmo em tempos de mudanças tecnológicas frequentes, ainda existem outras opções de equipamento e hardware que você pode considerar incluir:
Uma impressora a laser em preto e branco de 600-1200 dpi, se seus documentos finais exigirem uma saída em preto e branco nítida e de alta qualidade.
As impressoras a laser também fornecem a saída mais rápida; portanto, se você souber que seu volume será alto, considere também uma impressora a laser.
Uma impressora a laser colorida se seus documentos precisarem de ilustrações, fotos ou gráficos em cores de alta qualidade.
Como são caros, compare a qualidade da impressão com uma impressora a jato de tinta mais barata.
Uma impressora a jato de tinta, se você precisar de texto de boa qualidade, tabelas e gráficos de cores ou fotos.
Nas impressoras a jato de tinta, o papel usado costuma fazer a maior diferença na qualidade da impressão.
Obtenha o papel mais adequado para o trabalho que você está realizando.
Além disso, tente obter uma impressão de teste de diferentes modelos para comparar a qualidade antes de comprar.
Os jatos de tinta podem oferecer qualidade muito boa, mas não são tão rápidos quanto as impressoras a laser.
Um scanner, se você precisar digitalizar documentos ou fotos.
Um dispositivo de armazenamento de mídia removível ou uma conta de armazenamento em nuvem.
Claro, conexão à internet.
Software de escritório virtual
No lado do software, existem várias opções a serem consideradas.
Se você trabalha de forma independente e não possui outras pessoas com as quais precisa coordenar, não é tão difícil atender aos requisitos de software.
Muitos aplicativos de negócios vêm empacotados em "suítes" que fornecem todas as categorias de produtos disponíveis e mais algumas.
Muitos programas também têm versões "light" ou "limitadas" menos caras que podem funcionar para empresas menores.
Eles também estão geralmente disponíveis para plataformas de computador Windows e Macintosh.
Necessidades de software do grupo
Se você estiver trabalhando com outras pessoas e tiver a necessidade de coordenar a programação, acessar arquivos centrais, manter um gerenciador de contatos, reunir-se em salas de bate-papo, etc., você terá um desafio maior.
Existem programas disponíveis que fornecem tipos de recursos como uma solução de software.
Essas soluções podem exigir bastante conhecimento em informática e uma pessoa de TI para gerenciar o sistema.
Como alternativa, também existem serviços de gerenciamento e operacionalização on-line que fornecem esses tipos de serviços na Internet para acesso ao seu navegador.
Estes são bastante simples de usar.
Eles oferecem muitos recursos para promover a coordenação de informações entre membros de uma equipe, interações com clientes ou simplesmente comunicação e compartilhamento de arquivos com colegas de trabalho.
Eles geralmente cobram uma pequena taxa mensal por usuário ou uma taxa fixa maior para usuários ilimitados.
Alguns incluem versões limitadas gratuitas.
Suas necessidades de software variam muito, dependendo do tipo de trabalho que você está realizando.
Verifique com empresas semelhantes ou sua associação do setor para descobrir quais programas são preferidos por seus colegas.
Não se esqueça do shareware também.
Existem muitos programas excelentes que podem executar todas as tarefas necessárias sem o alto preço.
Outro equipamento a considerar
Além de equipamentos e software de computador, você também precisará de um bom telefone.
O identificador de chamadas ajuda, permitindo que você descubra operadores de telemarketing ou outras chamadas que você não pode atender no momento.
Um protetor contra sobretensão é necessário não apenas para fornecer tomadas adicionais para o seu computador e seus periféricos, mas para proteger seu equipamento.
Você precisará de uma mesa com muito espaço de trabalho.
Deve haver espaço para um computador e espaço para distribuir a papelada, se necessário.
Uma mesa de canto em "L" funciona bem para isso.
Verifique se a mesa possui uma bandeja de teclado grande que também pode acomodar o mouse e o mouse.
Muitas mesas de computador não possuem bandejas grandes o suficiente.
Não se esqueça do espaço para sua impressora, scanner, fax e outros equipamentos.
Prateleiras, armários e arquivos também são necessidades que ajudam tremendamente, utilizando espaço vertical e mantendo as coisas organizadas.
Você também pode usar as partes superiores dessas prateleiras e arquivos para sua impressora, scanner, aparelho de fax, etc.
Além disso, não se esqueça de investir em uma cadeira confortável que ofereça um bom apoio para as costas.
Ele deve ter o maior número possível de peças ajustáveis para ajudá-lo a se ajustar ao seu corpo.
Os braços na cadeira também a tornarão mais confortável, principalmente se você estiver fazendo algum trabalho diferente daquele em um computador.
Acompanhe nossos próximos post, iremos falar mais sobre esse tema. Fique ligado!
