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Como permanecer ágil durante a transição para o trabalho remoto


Quão importante é a agilidade nos negócios?


A empresa Multioffice Escritório Virtual pode lhe ajudar quando precisar de um escritório no qual tenha as condições estruturais necessárias para o crescimento no seu nicho de mercado.


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Para empresas grandes e pequenas, a capacidade de responder e reagir rapidamente às mudanças no local de trabalho é uma habilidade crítica para a saúde a longo prazo de sua organização.


Líderes que são realmente ágeis em sua abordagem ao trabalho têm duas vezes mais chances de atingir suas metas de desempenho financeiro do quartil superior, enquanto outros 41% da liderança acreditam que sua incapacidade de mudar sua estrutura organizacional prejudicará seu sucesso.


Sua empresa, especificamente, pode caminhar bem o suficiente sem uma estratégia ágil em vigor, especialmente quando você está operando com uma mentalidade de "negócios como de costume".


No entanto, ter uma mentalidade ágil prova ser mais benéfico durante tempos de alta volatilidade ou mudança, e talvez nenhum ano na história recente tenha gerado o caos generalizado que 2020 trouxe para as empresas.


Com as práticas recomendadas de quarentena que se estendem de algumas semanas a vários meses, muitas organizações tiveram que enfrentar a realidade de que o trabalho remoto poderia se tornar o novo normal, mesmo depois que as diretrizes de distanciamento social foram totalmente suspensas.


Na verdade, algumas estimativas projetam que quase um terço da força de trabalho total continuará a trabalhar em casa vários dias em cada semana de trabalho até o final de 2021.


Se você se inclui neste campo recém-remoto, a questão para você e sua equipe é: como podemos criar uma transição perfeita para ambientes de trabalho distribuídos, bem como uma estrutura para trabalho remoto de longo prazo?


Para responder a essa pergunta, vamos dar uma olhada em alguns dos melhores métodos para cultivar a agilidade de que sua equipe precisa para ter sucesso, independentemente de sua localização.


Soluções alternativas de espaço de trabalho


Uma das razões pelas quais a agilidade é tão difícil de executar com eficácia é porque ela exige uma reformulação constante de como as empresas pensam sobre suas operações.


Enquanto o líder estagnado renova seu contrato plurianual para o mesmo cargo que ocupou por anos, o líder ágil considera ambientes de trabalho alternativos mais adequados para mudanças.


É aí que um modelo trabalhe de qualquer lugar entra em jogo.


Em comparação com um aluguel de longo prazo, que geralmente é impossível ou muito caro de escapar, os escritórios sob demanda são infinitamente mais fáceis de alugar, expandir e sair quando chegar a hora.


Em um estudo de 2017 sobre arranjos de trabalho inovadores, 65% dos entrevistados anteciparam que iriam integrar espaços de trabalho flexíveis até 2020, e as demandas de trabalho do COVID-19 apenas aceleraram ainda mais essa tendência.


Mas como, especificamente, um modelo de espaço de trabalho trabalhe de qualquer pode tornar sua equipe distribuída mais ágil?


Para entender isso, teremos de examinar como a mudança abrupta da pandemia afetou a maneira como as pessoas trabalhavam e onde trabalhavam.


Inúmeras pessoas se mudaram devido à pandemia ou conheceram pessoalmente alguém que o fez, o que significava que a força de trabalho da pandemia não estava apenas trabalhando em casa, mas em uma nova casa.


Para acomodar uma equipe de trabalho que se dispersou rapidamente por praticamente todo o mundo, muitas organizações ágeis recorreram a escritórios remotos sob demanda.


Os escritórios sob demanda oferecem a melhor alternativa aos escritórios tradicionais, pois oferecem aos funcionários recentemente remotos um local próximo às suas novas residências para trabalhar e colaborar com os membros da equipe que também se mudaram para uma nova área.


Conforme sua equipe cresce ou se muda para novos estados ou cidades, expandir o espaço do seu escritório é tão fácil quanto trocar um aluguel temporário por outro.


Isso permite que você responda às demandas de sua força de trabalho com rapidez e eficácia.


Funcionários remotos, benefícios remotos


Vamos enfrentá-lo - os desafios que os membros de sua equipe remota precisarão superar serão muito diferentes de seus colegas no local.


Mais da metade dos funcionários remotos se sentem desconectados de seus colegas locais, enquanto cerca de um em cada cinco funcionários remotos considera a solidão ou o desligamento do expediente seu maior desafio.


Fornecer amplo suporte para sua força de trabalho que trabalha em casa, portanto, requer que você considere esses obstáculos específicos e benefícios alternativos para ajudar a superá-los.


Benefício nº 1: Financiar um novo espaço de trabalho


O primeiro benefício específico do controle remoto que você deve considerar é a melhor forma de oferecer suporte aos membros de sua equipe enquanto eles configuram seus locais de trabalho alternativos.


Uma combinação de baixas taxas de juros sobre hipotecas, um êxodo abrupto da vida na cidade e a necessidade imediata de um espaço de escritório designado levou muitos profissionais a investigar novas oportunidades de habitação - nos casos mais drásticos, até mesmo a compra de casas secundárias para melhorar seu trabalho apertado quartos.


Para ajudar esses funcionários/colaboradores a se aclimatarem ao trabalho remoto durante a mudança para uma nova casa, considere oferecer um curso de aprendizagem de finanças pessoais como um evento fora do expediente.


Talvez você use esse tempo para falar sobre os recursos de design específicos que devem ser observados enquanto eles procuram uma casa ou, alternativamente, explore os melhores locais em torno de seu novo espaço flexível de escritório.


Para os membros mais jovens da equipe com menos crédito estabelecido, as informações sobre os empréstimos são valiosos para começar a construir um plano financeiro para a aquisição de uma casa.


E para qualquer um que esteja considerando uma nova casa com um local de trabalho designado, uma atualização sobre alguns dos muitos “custos ocultos” relacionados à compra de uma casa vale uma investigação mais aprofundada.


Quanto mais rápido você conseguir instalar seus funcionários remotos em seus novos ambientes de trabalho, maior será a probabilidade de eles trabalharem com uma mentalidade ágil.


Benefício nº 2: Inclinando-se na Escolha do Trabalhador


Os colaboradores com opções de trabalho flexíveis serão mais adequados para a agilidade, porque são capazes de abordar quaisquer mudanças que surjam em seus próprios termos e em um ambiente que funcione bem para eles.


Como este relatório de 2019 destaca, o segundo subproduto mais valioso da agilidade dos negócios é um aumento na satisfação dos funcionários.


Seu trabalho como líder ágil em sua organização é, portanto, dar a seus funcionários a agência e a autonomia que eles desejam durante as atividades.


A chave para se inclinar para uma filosofia de escolha do trabalhador é moldar seus espaços de escritório em torno dos desejos e necessidades dos funcionários.


Embora seja verdade que alguns membros de sua equipe terão sucesso em um escritório doméstico 24 horas, outros podem realmente precisar de um espaço fora de casa para realizar suas tarefas com eficiência.


A solução deve estar em algum ponto intermediário, onde as entidades domésticas têm a oportunidade de trabalhar no conforto de sua mesa pessoal, enquanto aqueles que precisam de um espaço de trabalho mais tradicional recebem um escritório satélite próximo.


Isso permite que os funcionários evitem áreas de alto risco, como transporte público, sem privá-los da chance de escolher onde e como fazer seu trabalho.


Estrutura de comunicação


Comunicação eficaz e agilidade estão tão intimamente ligadas que é impossível ter uma sem a outra.


Até certo ponto, isso é completamente intuitivo - sem um processo para transmitir novas informações ou ideias, de que outra forma você pode garantir que cada departamento, equipe e funcionário receba a mensagem correta?


Apesar de 65% dos comunicadores internos reconhecerem que a comunicação organizacional requer estratégia e propósito, apenas uns escassos 21% têm um plano formalmente desenvolvido.


Combine essa falta de planejamento prévio com uma equipe externa que depende totalmente da tecnologia para se comunicar, e você terá uma crise de comunicação em suas mãos.


Para preservar a agilidade em sua comunicação remota, é vital que você examine suas estratégias de comunicação atuais com um olhar crítico, com o objetivo de criar uma nova infraestrutura de comunicação que seja igualmente adequada para funcionários internos e externos.


Esse processo, mais formalmente conhecido como auditoria de comunicação, ajuda as organizações a determinar seus objetivos de comunicação, a eficácia de seus canais e a clareza de sua mensagem.


Você pode iniciar sua auditoria de comunicações fazendo os seguintes tipos de perguntas:


Nossa organização usa vários canais de comunicação que desempenham a mesma função?


Esses canais estão sendo usados ​​corretamente?


Nossas reuniões são mais adequadas para e-mails ou vice-versa?


Nossos funcionários acreditam que têm todas as ferramentas de que precisam para colaborar remotamente?


Existe uma maneira de consolidar essas ferramentas em uma plataforma única para toda a organização?


Nossa abordagem de comunicação considera as necessidades específicas de nossos funcionários, clientes e indústria?


Nossos canais de comunicação são tão portáteis e versáteis quanto nossos funcionários externos precisam que sejam?


Os insights que você obtém ao responder a essas perguntas definirão a base para sua nova estrutura de comunicação e o ajudarão a melhorar continuamente a agilidade de suas equipes remotas.


Desejamos sucesso, sempre, na sua jornada!


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