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Pequeno empresário, veja 9 responsabilidades que podem ser terceirizadas


Proprietários de pequenas empresas estão sob pressão


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RESUMO:

Responsabilidades que um pequeno empresário pode terceirizar

Agendamento de compromissos e gerenciamento de calendárioMarketing

Marketing

Chamadas de vendas

Atendimento ao Cliente

Processamento de pedido

Triagem e encaminhamento de chamadas

Tarefas administrativas

Finanças e contabilidade

Operações de TI

Delegado para Crescimento e Eficiência


Empresas de todos os tamanhos estão sob crescente pressão devido à crise econômica de 2022. Os desafios enfrentados pelas pequenas empresas são especialmente agudos, com

um terço indicando que estão pensando em fechar as portas nos próximos 12 meses. Em outra pesquisa, 40% das pequenas empresas dizem que planejam aumentar os preços em 10% ou mais para compensar o aumento das despesas.


Quase metade planeja aumentar os preços entre 4% e 9%. Existem vários fatores que impulsionam esse nível de pessimismo – inflação descontrolada, taxas de juros crescentes, guerras, preços em espiral da gasolina, problemas na cadeia de suprimentos e escassez de mão de obra.


Os proprietários de pequenas empresas já estão sob pressão significativa sem todos esses desafios. Simplesmente não há tempo suficiente para os proprietários de pequenas empresas resolverem tudo o que estão em seus pratos. Eles usam todos os chapéus da empresa – finanças, operações, RH, marketing, vendas e atendimento ao cliente. Isso provavelmente explica por que 42% dos proprietários de pequenas empresas admitir que estão sobrecarregados.


Responsabilidades que um pequeno empresário pode terceirizar


Para escalar seus negócios, os proprietários de pequenas empresas devem aprender a delegar. Alguns proprietários de pequenas empresas às vezes sentem que são os únicos capazes de realizar determinadas tarefas e relutam em abrir mão da responsabilidade. Contratar mais funcionários não é uma resposta na maioria dos casos - ou não é financeiramente viável ou encontrar trabalhadores com as habilidades certas é difícil ou impossível.


A seguir estão algumas das responsabilidades que um pequeno empresário deve considerar delegar.


Agendamento de compromissos e gerenciamento de calendário


Manter o controle de suas reuniões e gerenciar todas as atividades em seu calendário pode ser um compromisso de tempo significativo para os proprietários de pequenas empresas. As solicitações e alterações de reunião ocorrem por meio de chamadas recebidas, mensagens de texto e e-mails, e pode ser difícil acompanhar todos eles e priorizar seu calendário para abordar os mais importantes.


Recepcionistas virtuais, como Recepcionistas ao vivo do Multioffice Escritório Virtual, são uma ótima escolha e melhor opção do que a equipe administrativa em tempo parcial ou integral - que custa muito mais. Veja um exemplo dos EUA: $ 39.000 por ano (para um administrador em tempo integral). Recepcionistas ao vivo do Multioffice estão disponíveis sob demanda; pequenas empresas pagam por recursos altamente qualificados e profissionais que agendam todos os seus compromissos usando um sistema de agendamento virtual. Eles podem gerenciar chamadas, e-mails e textos para confirmar compromissos, lembretes automáticos de e-mail e texto e agendamento de reuniões fora da cidade.


Marketing

O marketing é muito diferente hoje, onde grande parte dele ocorre digitalmente. A terceirização das operações de marketing para uma equipe especializada pode aumentar drasticamente o impacto. Além disso, projetar e manter um site, gerenciamento de reputação, e-mail, mídia social, conteúdo, otimização de mecanismos de pesquisa e anúncios on-line podem consumir tempo e energia valiosos dos proprietários de pequenas empresas. As agências de marketing digital fornecem a experiência que os proprietários de pequenas empresas precisam para criar programas de marketing que expandam de maneira eficiente e eficaz as oportunidades e aumentem a receita.


Chamadas de vendas

Os proprietários de pequenas empresas estão ocupados e precisam estar em todos os lugares ao mesmo tempo. É difícil para você arranjar tempo para fazer ligações e e-mails de vendas para expandir seus negócios. E como muitas empresas são inundadas com chamadas e e-mails de outros fornecedores, é difícil alcançar e se envolver com clientes em potencial ao fazer chamadas de vendas e enviar e-mails. Recepcionistas virtuais sob demanda estão se tornando uma fonte para a qual os proprietários de pequenas empresas estão recorrendo; eles são especialistas em seu negócio e seu trabalho pode ser ampliado ou reduzido com base nos requisitos de um pequeno empresário.


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Atendimento ao Cliente

Chamadas de atendimento ao cliente, e-mails, WhatsApp e textos podem chegar a qualquer hora do dia ou da noite e durante outras reuniões e projetos. Pesquisas mostram que quando os clientes precisam esperar uma resposta para sua pergunta ou problema, eles ficam frustrados e podem até procurar outros fornecedores para os serviços ou produtos fornecidos. E, embora o e-mail e o telefone continuem sendo dois canais importantes de suporte ao cliente, um número crescente de profissionais prefere usar o bate-papo na Web ao vivo — um serviço digital que muitas pequenas empresas não têm hoje. Como no caso de chamadas e e-mails de vendas de saída, recepcionistas ao vivo estão disponíveis sob demanda e os proprietários de pequenas empresas pagam apenas pelo tempo gasto no suporte ao cliente.


processamento de pedido

O processamento de pedidos é outra área que os proprietários de pequenas empresas podem terceirizar. Para uma pequena empresa que terceiriza o atendimento ao cliente, a terceirização do processamento de pedidos também faz sentido. Recepcionistas ao vivo podem receber pedidos de chamadores por telefone e de clientes por e-mail. Para pequenas empresas com um sistema de pedidos online, recepcionistas ao vivo também podem gerenciar esses recursos. Eles também podem atender chamadas recebidas com perguntas sobre pedidos – logística de envio, prazos esperados, perguntas sobre cobranças e assim por diante.


Triagem e encaminhamento de chamadas

Às vezes, um pequeno empresário quer ter uma pessoa ao vivo ao receber uma ligação de um cliente, um profissional que possa responder a perguntas e encaminhar as ligações para a pessoa apropriada em sua equipe quando necessário.


Recepcionistas ao vivo sob demanda pode atender a essas chamadas e direcionar o chamador para o recurso certo em sua equipe. Em alguns casos, um pequeno empresário pode não querer que um humano real se envolva imediatamente, mas sim encaminhar a chamada recebida por meio de um sistema de recepcionista automática.


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Tarefas administrativas

Embora as tarefas administrativas possam parecer mundanas, elas geralmente são críticas para os negócios. Fotocópias, faxes e pesquisas on-line estão vinculados a novas oportunidades de negócios, finalização de contratos, suporte para reuniões futuras e várias outras tarefas críticas. Outras tarefas administrativas, como planejamento de viagens, agendamento de entregas, assistência a clientes, verificação de correio de voz e retorno de chamadas, caem no mesmo balde e exigem alguém altamente profissional e especialista em seu negócio. Cobrados com base na quantidade de tempo necessária para concluir uma tarefa administrativa, as recepcionistas ao vivo são um ótimo recurso para proprietários de pequenas empresas e uma opção melhor do que um administrador caro em tempo parcial ou integral.


Finanças e contabilidade

As pequenas empresas muitas vezes procuram terceirizar funções financeiras e contábeis. Eles simplesmente não têm a lei tributária e a experiência contábil para gerenciar essas funções internamente. As empresas terceirizadas de finanças e contabilidade não precisam estar no mesmo local, o que significa que um pequeno empresário pode procurar uma empresa de finanças e contabilidade que atenda às suas necessidades de negócios e seja econômica. A disponibilidade de software de finanças e contabilidade baseado em Software-as-a-Service (SaaS) também torna esse processo muito mais fácil.


Operações de TI

Além de contabilidade e finanças, as operações de TI são a função de pequenas empresas mais comumente terceirizada. O surgimento da nuvem torna imensamente mais fácil para as pequenas empresas aproveitar alguns dos serviços que as grandes empresas têm usado historicamente por meio de implantações no local. As operações de TI para uma pequena empresa podem variar, desde a configuração de laptops até a configuração de e-mail e outras ferramentas, até a solução de problemas quando eles ocorrem.


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Delegado para Crescimento e Eficiência

Os proprietários de pequenas empresas devem delegar diferentes responsabilidades para expandir seus negócios e manter um alto nível de eficiência. A contratação de funcionários em tempo parcial ou integral não é possível em muitos casos. Além disso, a terceirização de uma função geralmente oferece um resultado melhor. Os pequenos empresários devem procurar um provedor de recepcionista virtual que tem a capacidade e os recursos para lidar com várias - em vez de uma ou duas - responsabilidades delegadas.


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